Comment régulariser les erreurs comptables quand on est freelance ?
Le prix à payer pour être freelance, c’est d’être irréprochable sur sa comptabilité. En cas d’erreur, il faut vite régulariser… Mais comment faire et quelles conséquences en cas d’erreurs comptables ? On vous explique tout 👇
- En fonction du statut, les obligations comptables sont plus ou moins légères.
- Les erreurs comptables les plus fréquentes entraînent des conséquences fiscales, sociales, juridiques et financières.
- Il est souvent facile de corriger une erreur comptable dès lors qu’on en a conscience (et qu’on s’en rend compte à temps).
- Un bon suivi comptable permet d’éviter les erreurs, de dégager du temps pour son activité et de s’épargner des problèmes qui peuvent avoir des conséquences graves.
Comprendre la comptabilité d’un freelance : obligations et responsabilités
Comptabilité selon le statut (micro, EI, EURL, SASU)
En fonction de votre régime juridique, la compta est plus ou moins allégée. Voici ce qu’il faut retenir :
- Statut micro-entreprise : pas de compta, sauf en cas de dépassement du seuil de CA ;
- Statut Entreprise individuelle : comptabilité obligatoire en cas de dépassement du seuil de CA ;
- Statut EURL : comptabilité obligatoire ;
- Satut SASU : comptabilité obligatoire.
Documents obligatoires
👉 En micro-entreprise, le seul document comptable qu’on peut vous demander, c’est un livre des recettes (tableau où tous les encaissements sont enregistrés chronologiquement).
👉 En EI, il faut un livre-journal des recettes mais aussi un registre des immobilisations et des amortissements.
👉 En société, il faut un livre-journal des recettes et dépenses, un grand livre qui classifie les écritures du livre-journal et un manuel des procédures comptables de la société. En SASU ou en EURL, il faut aussi établir des comptes annuels et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce. Ces comptes annuels comportent trois documents (bilan comptable, compte de résultat et annexe).
Déclarations sociales et fiscales
Chaque entrepreneur doit procéder à des déclarations sociales et fiscales, quel que soit son régime et son activité. La déclaration sociale se fait chaque mois ou trimestre auprès de l’Urssaf. La déclaration d’impôt se fait chaque année auprès de l’administration fiscale.
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Les erreurs comptables les plus fréquentes chez les freelances
Factures mal rédigées ou non conformes
Les mentions obligatoires sur une facture sont indispensables. Une facture mal rédigée ou non conforme peut être rejetée par le fisc au moment de procéder à vos déductions fiscales.
Parmi les mentions obligatoires, l’entrepreneur doit renseigner son numéro de SIRET ou SIREN, la dénomination ou raison sociale de l’entreprise (ou le nom de l’entrepreneur en EI ou micro), l’adresse du siège social, la forme juridique et le numéro de TVA.
Il doit aussi numéroter et dater la facture puis quantifier et détailler la prestation effectuée tout en mentionnant le prix (HT et TTC). Il doit également faire figurer les informations de l’entreprise facturée (nom et adresse) et indiquer les conditions de paiement de manière transparente.
Erreurs dans le livre des recettes
Beaucoup de free négligent le livre des recettes en inscrivant des données incomplètes ou erronées, ce qui est passible de sanctions de la part du fisc. Vous devez toujours inscrire le montant réel perçu sur votre livre des recettes, dès lors qu’il a été réglé, sans tenir compte des sommes versées ultérieurement.
Déclaration inexacte à l’URSSAF
Une déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf qui contiendrait un montant inexact peut engendrer des sanctions sévères de la part de l’administration fiscale, allant jusqu’au redressement.
Mauvais taux ou oubli de TVA
Vous devez comprendre le calcul de la TVA si vous souhaitez faire vous-même votre comptabilité.
Par exemple, une erreur fréquente concerne les échanges internationaux où la TVA intracommunautaire doit s’appliquer (si les échanges se font au sein de pays de l’UE) : beaucoup ne savent pas s’ils doivent intégrer la TVA ou bien si c’est l’entreprise cliente de l’étranger qui doit l’intégrer… Vous devez connaître les règles en vigueur avant de facturer votre client international.
Frais professionnels mal intégrés
Les frais professionnels déductibles (loyers, achat de matériel, barème kilométrique, formation…) sont parfois mal intégrés lors de la déclaration d’impôt. Cela peut provoquer une nullité de la demande de déduction fiscale et augmenter le montant de votre impôt.
Paiements non rapprochés ou doublons
Si vous ne vérifiez pas vos relevés bancaires pour les rapprocher de vos écritures comptables, des erreurs peuvent s’accumuler. C’est pareil lorsque des factures sont payées et/ou éditées deux fois.
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Comment régulariser une erreur comptable ?
Identifier l’erreur et son impact
La première étape, c’est d’identifier l’erreur, de la comprendre et de mesurer son impact sur votre compta. Pour y parvenir, vous devez rapprocher vos comptes bancaires de vos factures et analyser en détail les mouvements d’argent.
Corriger ou émettre une facture rectificative / avoir
En cas d’erreur dans votre facturation, vous pouvez émettre une facture rectificative ou une facture d’avoir.
Régulariser une déclaration URSSAF
Deux scénarios possibles :
- L’échéance mensuelle ou trimestrielle n’est pas encore arrivée : vous pouvez modifier votre première déclaration directement sur la plateforme ;
- L’échéance est passée : vous devez contacter l’Urssaf via votre messagerie sécurisée sur votre espace personnel en ligne.
Corriger une erreur de TVA
Vous pouvez modifier une déclaration de TVA depuis votre espace professionnel en ligne grâce à une déclaration rectificative.
Concernant le paiement, tout dépend du scénario :
- Le total à payer est supérieur à ce que vous avez déjà réglé : vous modifiez le montant directement dans votre déclaration rectificative et vous payez la différence ;
- Le total à payer est inférieur à ce que vous avez déjà réglé : vous déposez une réclamation auprès du service des impôts des entreprises (SIE) via votre messagerie sécurisée. Un remboursement du trop-perçu vous sera effectué.
Mettre à jour la comptabilité (livre, journal, bilan)
Si vous vous sentez de taille à remettre de l’ordre dans votre comptabilité, vous devez reprendre là où vous vous êtes arrêté et tout mettre à jour…
Vous pouvez aussi procéder à votre bilan comptable mais le mieux est de faire appel à des pros pour gagner du temps et vous assurer qu’il soit bien fait. Par exemple, Hiway vous aide à faire votre bilan comptable SASU pour remettre de l’ordre dans votre compta.
Que faire en cas d’erreur sur plusieurs mois ?
On ne va pas vous mentir : si vous avez trop trainé pour votre compta et accumulé des erreurs, vous aurez du mal à rectifier le tir par vous-même (ou alors vous allez y laisser de l’énergie…😰).
En cas d’erreur sur le long terme, confiez à Hiway le suivi comptable pour votre entreprise. Hiway Compta s’occupe de bien gérer votre comptabilité : tenue de compta au carré, app tout en un, bons conseils… Plus besoin de stresser, Hiway s’occupe de tout !
Quels sont les risques en cas d’erreurs non régularisées ?
Risques fiscaux
Le fisc peut rejeter votre comptabilité si elle est incomplète ou incorrecte. Une procédure de rectification ponctuelle visant certains points précis ou une procédure de rectification globale sont alors ordonnées. Dans le second cas, votre résultat est supprimé, vous devez tout recommencer.
Les sanctions peuvent être une pénalité financière, un redressement ou une suppression de déductions.
Risques sociaux
Si vous ne fournissez pas les documents et justifs nécessaires pour contrôler les charges sociales en lien avec les salaires, l’Urssaf peut vous imposer une taxation forfaitaire pour déterminer le montant de vos cotisations sociales (et vous faire payer plus que ce vous n’auriez dû réellement payer).
Risques juridiques
Des anomalies comptables vous exposent à des procédures judiciaires, même lorsque vous êtes en micro. En effet, si l’administration estime que vous avez tenu une comptabilité fictive, il s’agit d’un délit passible de fortes amendes et d’une peine de prison.
Risques financiers
Une mauvaise comptabilité peut causer la perte de confiance de la part des établissements de crédit ou de certains clients. Cela pourrait tout simplement mettre en danger votre activité et gâcher vos efforts.
Prévenir les erreurs : bonnes pratiques pour les freelances
Voici une liste des bonnes pratiques à avoir en compta en tant que freelance :
👉 La bonne connaissance des obligations comptables pour EI ou micro ou société (documents, déclaration fiscale, déclaration sociale…)
👉 La rigueur (effectuer son suivi au mois par mois, voire même semaine après semaine pour ne pas prendre de retard) ;
👉 Un bon travail de conservation des documents (factures, justifs, etc.) ;
👉 Automatiser (un logiciel de compta est un vrai plus pour gagner du temps et minimiser les erreurs) ;
👉 Faire appel à des pros : dès que votre compta devient sérieuse, n’hésitez pas à vous tourner vers des solutions pros comme Hiway pour garantir une gestion comptable sérieuse et adaptée avec un expert-comptable adapté à votre profil.
FAQ
Dois-je faire appel à un expert-comptable pour corriger mes erreurs ?
S’il est tout à fait possible de corriger soi-même certaines erreurs comptables minimes, il est recommandé de solliciter un expert-comptable lorsqu’elles sont trop importantes.
Confiez votre gestion comptable à Hiway Compta pour une tenue de compta plus que bien gérée avec une app tout en un et des bons conseils d’un expert-comptable pour optimiser vos revenus et avoir une bonne gestion de votre impôt.
Les erreurs comptables peuvent-elles entraîner un contrôle fiscal ?
L’administration fiscale peut rejeter votre comptabilité en cas d’erreur et entamer une procédure de rectification partielle ou globale.
Quelles sont les erreurs comptables les plus courantes chez les freelances ?
Pêle-mêle, voici les erreurs comptables plus fréquentes chez les free qui négligent leur compta :
- Ne pas connaître ses obligations fiscales ;
- Mélanger finances pros et persos ;
- Éditer des factures non conformes ;
- Choisir ou conserver un statut inadapté ;
- Ne pas rapprocher ses comptes régulièrement ;
- Mal comprendre et mal calculer sa TVA ;
- Ne pas conserver tous ses justificatifs ;
- Travailler sans dashboard financier.
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