Barème kilométrique 2025 : tout ce qu’il faut savoir pour optimiser vos frais professionnels
La gestion des frais professionnels est un aspect important du suivi administratif, comptable et fiscal d’une entreprise. En effet, les dépenses engagées dans le cadre du travail, telles que les repas ou les voyages, doivent faire l’objet d’un traitement rigoureux. Dans cet article, nous nous concentrerons spécifiquement sur les frais de déplacement. Nous verrons en quoi consiste le barème kilométrique, dans quel cadre il peut être utilisé, quels sont les montants fixés pour l’année 2025 et comment fonctionne le calcul de l’indemnité kilométrique.
En résumé :
- Définition et utilisation : Le barème kilométrique est un outil fiscal servant à calculer les indemnités versées pour les déplacements professionnels avec un véhicule personnel ou à déduire les frais réels dans la déclaration de revenus. Il ne concerne pas les trajets domicile-travail sauf pour la déduction.
- Public concerné : Il s’adresse aux salariés, dirigeants, freelances (hors micro-entrepreneurs) et entreprises. Les sociétés peuvent l’utiliser pour rembourser leurs collaborateurs, et les particuliers pour optimiser leur fiscalité.
- Calcul de l’indemnité : Le montant dépend de la distance parcourue, de la puissance fiscale du véhicule, et du type de véhicule (voiture, moto, scooter, électrique ou thermique). Les véhicules électriques bénéficient d'une majoration de 20 %.
- Montants 2025 : Le barème 2025 n’a pas encore été officiellement revalorisé. Les montants sont pour l’instant identiques à 2024, avec un calcul basé sur tranches kilométriques et puissance fiscale. Le barème BIC carburant peut aussi être utilisé comme alternative.
- Optimisation fiscale : Il faut comparer les trois options possibles : abattement forfaitaire de 10 %, frais réels ou barème kilométrique. Le barème est avantageux si le montant calculé dépasse les 10 % d’abattement. Une bonne gestion des justificatifs est indispensable pour en bénéficier.
Qu’est-ce que le barème kilométrique 2025 ?
Définition et utilité pour les professionnels
Établi par l’administration et révisé chaque année, le barème kilométrique est utilisé dans deux cadres : le calcul des indemnités kilométriques et la déduction des frais professionnels.
Indemnités kilométriques
Le barème peut être utilisé pour calculer le montant des indemnités kilométriques versées par une entreprise à ses salariés ou à son dirigeant pour les déplacements professionnels réalisés avec un véhicule personnel : rendez-vous client, voyage pour le travail, etc.
Seuls les trajets liés aux missions professionnelles sont concernés. Les trajets domicile-travail ne donnent en principe pas lieu au versement d’indemnités kilométriques.
Déduction des frais professionnels
Sous certaines conditions, les salariés et certains dirigeants et indépendants ont la possibilité de déduire le montant des frais engagés dans le cadre du travail (repas, déplacements, etc.) de leur revenu imposable. Le barème kilométrique peut alors être utilisé pour faciliter le chiffrage des dépenses déductibles engagées.
Notons que les trajets domicile-travail sont éligibles à la déduction de frais, au même titre que ceux effectués pour une mission professionnelle. En revanche, les déplacements pour lesquels une indemnité a été versée par l’employeur ne peuvent pas être déduits.
Qui peut l’utiliser ? (freelances, salariés, entreprises…)
Le barème kilométrique peut être utilisé par :
- les contribuables (entreprises ou particuliers) assujettis à l’impôt sur le revenu (IR) et éligibles à la déduction des frais professionnels ;
- les entreprises souhaitant verser des indemnités kilométriques à leurs salariés ou à leur dirigeant.
Selon leur régime fiscal et leur statut juridique, certains freelances peuvent donc potentiellement utiliser le barème kilométrique à double titre.
Ce n’est en revanche pas le cas des micro-entrepreneurs, qui ne peuvent ni déduire leurs frais au réel, ni se verser des indemnités kilométriques, puisque le traitement fiscal de leurs charges passe par un abattement forfaitaire.
Comment fonctionne le barème kilométrique en 2025 ?
Calcul des indemnités kilométriques
Le barème permet de calculer le montant des indemnités au plus juste, en prenant en compte différents frais :
- le carburant utilisé pour le déplacement ;
- les coûts liés plus généralement au véhicule : amortissement du prix d’achat, frais de réparation et d’entretien, assurance.
Le montant des indemnités kilométriques se calcule en fonction de la distance parcourue, de la puissance fiscale du véhicule en chevaux et de sa typologie (voiture ou deux-roues, électrique ou thermique…).
Différences entre voitures particuliers, deux-roues et électriques
Le barème kilométrique 2025 diffère selon le type de véhicule. Il effectue deux distinctions :
- D’une part, entre les voitures, les deux-roues de plus de 50 cm3 (motos) et les deux-roues de moins de 50 cm3 (scooters, vélomoteurs).
- D’autre part, entre les véhicules thermiques et électriques, ces derniers bénéficiant d’une majoration de 20 %.
Barème kilométrique 2025 : les nouveaux montants
Évolution par rapport à 2024
Le nouveau barème pour 2025 sera publié au cours de ce printemps. Pour l’instant, on ne sait pas s’il sera revalorisé pour tenir compte de l’inflation, ou si les montants resteront les mêmes qu’en 2024.
Cependant, le barème BIC des frais de carburant a déjà été mis à jour pour cette année. Il peut être utilisé pour la déduction des frais professionnels comme une alternative au barème kilométrique. Il prend uniquement en compte les dépenses de carburant ; les autres frais (entretien, assurance) sont alors déduits pour leur montant réel, justificatifs à l’appui.
Tableau des distances et coefficients appliqués
À moins qu’une revalorisation ne soit annoncée dans les prochaines semaines, le barème suivant s’applique. Dans chaque tableau, “D” correspond à la distance parcourue. Les montants sont exprimés en euros.
Important : tous les montants sont majorés de 20 % pour les véhicules électriques.
Voitures
| Puissance fiscale (CV) | Distance ≤ 5 000 km | Distance 5 001 à 20 000 km | Distance > 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | D × 0,529 | (D × 0,316) + 1 065 | D × 0,370 |
| 4 CV | D × 0,606 | (D × 0,340) + 1 330 | D × 0,407 |
| 5 CV | D × 0,636 | (D × 0,357) + 1 395 | D × 0,427 |
| 6 CV | D × 0,665 | (D × 0,374) + 1 457 | D × 0,447 |
| 7 CV | D × 0,697 | (D × 0,394) + 1 515 | D × 0,470 |
Les véhicules dépassant la limite de 7 chevaux sont exclus du barème et du système d’indemnités kilométriques.
Deux-roues de plus de 50 cm3
| Puissance fiscale (CV) | Distance ≤ 3 000 km | Distance 3 001 à 6 000 km | Distance > 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 / 2 CV | D × 0,395 | (D × 0,099) + 891 | D × 0,248 |
| 3 / 4 / 5 CV |
Deux-roues de moins de 50 cm3
| Distance ≤ 3 000 km | Distance 3 001 à 6 000 km | Distance > 6 000 km |
|---|---|---|
| D × 0,315 | (D × 0,079) + 711 | D × 0,198 |
Comment déclarer ses frais kilométriques ?
Entreprises : déduire les indemnités kilométriques versées de l'IS
Les sociétés assujetties à l’IS peuvent déduire les indemnités kilométriques qu’elles ont versées de leur résultat imposable. Pour cela, il doit être possible de prouver le lien direct entre le déplacement et l’activité de l’entreprise.
Pour bénéficier des exonérations, le montant de l’indemnité doit impérativement être basé sur le barème kilométrique en vigueur. Il n’est donc pas possible d’effectuer un remboursement des dépenses réellement engagées.
Salariés et assimilés : faut-il déclarer les indemnités kilométriques perçues ?
Les indemnités kilométriques perçues par les salariés et assimilés salariés sont exonérées d’impôt et de cotisations sociales lorsqu’elles respectent les limites fixées par le barème. Elles n’ont donc pas à être déclarées.
Salariés et indépendants : déduire les frais de déplacement de l'IR
Les salariés, dirigeants et indépendants qui ont la possibilité de déduire leurs frais professionnels peuvent remplir la case 1AK ou 1BK de la déclaration d’impôt sur le revenu (IR). Notons qu’il est important de conserver des justificatifs indiquant le kilométrage, le lieu de départ et le lieu d’arrivée, la date, le motif et le véhicule utilisé.
Optimiser l’utilisation du barème kilométrique
Comparaison avec l’option des frais réels
Les salariés et assimilés salariés (ex. : président de SASU) peuvent déduire leurs frais professionnels de trois manières différentes :
- en bénéficiant d’un abattement forfaitaire de 10 %,
- en optant pour une déduction “au réel” de chaque dépense,
- en optant pour un système mixte.
C’est dans ce troisième cas qu’ils sont amenés à utiliser le barème kilométrique. Choisir cette option au lieu de l’abattement est avantageux si le montant obtenu représente plus de 10 % des revenus imposables. Elle est plus intéressante que la déduction des charges réelles si l’utilisation du véhicule a coûté moins que les montants obtenus via le barème.
Astuces pour maximiser sa déduction fiscale
Pour bénéficier de la fiscalité la plus avantageuse, vous devez vous demander quelle option est la plus intéressante pour vous : l’abattement de 10 %, l’utilisation du barème kilométrique ou la déduction des frais réels.
Pour cela, nous vous recommandons :
- de vous tenir informé·e de la mise à jour des barèmes ;
- de conserver tous vos justificatifs ;
- d’effectuer un suivi précis et régulier de vos dépenses, par exemple à l’aide d’un compte bancaire professionnel.
En associant des outils de pilotage efficaces et un coaching personnalisé, Hiway vous permet de faire les meilleurs choix pour gérer votre fiscalité et optimiser votre rémunération. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
Questions fréquentes sur le barème kilométrique 2025
Peut-on appliquer le barème pour les véhicules en leasing ?
Oui, il peut s’appliquer aux véhicules en location longue durée (leasing), à condition que le véhicule soit utilisé à des fins professionnelles. Ces véhicules sont éligible au versement d’une indemnité kilométrique et à la déduction fiscale.
Comment calculer ses frais si l’on utilise plusieurs véhicules ?
Vous devez calculer séparément les frais pour chacun d’eux, en tenant compte du kilométrage réellement effectué à des fins professionnelles.
Qui peut utiliser le barème kilométrique pour déduire ses frais ?
Les salariés, assimilés salariés et travailleurs indépendants peuvent s’ils le souhaitent utiliser le barème kilométrique pour déduire leurs frais professionnels, à l’exception des micro-entrepreneurs qui sont obligatoirement soumis à un abattement forfaitaire.
Comment calculer le montant exact de ses indemnités kilométriques ?
Le calcul de l’indemnité consiste simplement à appliquer le barème publié par l’administration fiscale, en fonction du type de véhicule, de la puissance fiscale et du nombre de kilomètres parcourus à des fins professionnelles.
Quels types de véhicules sont pris en compte dans le barème ?
Il s’applique aux voitures particulières, aux deux-roues motorisés et aux cyclomoteurs, qu’ils soient électriques ou thermiques. Les modalités varient pour chaque type de véhicule.
Quels justificatifs faut-il conserver en cas de contrôle fiscal ?
Il est recommandé de conserver tous les éléments permettant de justifier l’utilisation professionnelle du véhicule personnel : carte grise, relevés de kilométrage, agendas professionnels, notes de frais, factures d’entretien ou de carburant. Une bonne gestion comptable des frais professionnels est indispensable.
Le barème kilométrique 2025 est-il plus avantageux que les frais réels ?
Cela dépend de votre situation. Le barème kilométrique est plus avantageux lorsque le montant des frais réels est inférieur à celui obtenu grâce au barème. Il présente aussi l’avantage de simplifier les démarches administratives, comptables et fiscales.
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