Quelles sont les charges déductibles en freelance ?
Quand on est freelance ou entrepreneur, chaque dépense compte pour optimiser sa rémunération et réduire son impôt. Bonne nouvelle : une grande partie des charges liées à votre activité professionnelle (loyer, matériel, déplacements, repas, cotisations sociales…) peut être déductible du revenu imposable de votre entreprise ou société.
Mais attention : la déduction dépend de votre statut (micro-entreprise, EI, société, portage salarial), de votre régime fiscal (BIC, BNC, micro-BIC ou micro-BNC), et du respect des règles de l’administration. Dans cet article, on passe en revue les charges professionnelles que les freelances peuvent déduire, poste par poste, pour une comptabilité claire, conforme et à l’avantage de votre chiffre d’affaires.
En résumé :
- Seuls les freelances au régime réel peuvent soustraire leurs charges sur une base réelle.
- Loyer, coworking, matériel, repas, matériel, cotisations sociales ou encore fournitures : de nombreuses dépenses sont déductibles.
- Un justificatif (facture, note de frais…) est obligatoire.
- Les abus ou erreurs, comme des frais démesurés par rapport au chiffre d’affaires peuvent mener à un redressement fiscal.
Qui peut déduire ses charges ?
Régime réel vs micro-entreprise
Tous les freelances ne sont pas logés à la même enseigne en matière de frais déductibles.
En France, seuls les travailleurs indépendants soumis au régime réel d’imposition peuvent déduire leurs charges et cotisations sociales avec leur montant exact. Cela concerne notamment :
- Les entreprises individuelles (EI) classiques.
- Les SAS ou SASU.
- Les SARL ou EURL.
En revanche, les micro-entrepreneurs bénéficient d’un abattement forfaitaire (34 %, 50 % ou 71 % selon leur activité), censé couvrir l’ensemble de leurs frais. Ils ne peuvent donc pas déduire leurs dépenses une par une, même avec des justificatifs.
BIC ou BNC : ce que ça change pour la déduction
Que vous soyez en BIC ou BNC, les charges professionnelles sont déductibles dès lors que vous êtes au régime réel d’imposition.
En revanche, si vous relevez du micro-BIC ou micro-BNC, vous ne pouvez plus déduire vos charges professionnelles du revenu imposable. Comme mentionné plus haut, un abattement forfaitaire s’applique à la place.
➡️Rappel : le régime BIC (bénéfices industriels et commerciaux) concerne les activités commerciales, artisanales ou assimilées, tandis que le régime BNC (bénéfices non commerciaux s’applique aux professions libérales (consultants, formateurs, thérapeutes…)
Liste des charges déductibles courantes
Loyer et charges de bureau ou home office
Si vous exercez votre activité de freelance depuis votre domicile, vous avez la possibilité de déduire une partie de vos frais professionnels liés à votre logement, comme :
- Le loyer.
- L'électricité.
- L'eau.
- Le chauffage.
- L'assurance habitation.
- L'abonnement Internet.
Mais attention : la déduction se fait au prorata de l’espace utilisé pour votre activité pro !
Supposons que vous êtes locataire d'un appartement de 100 m² et que vous utilisez une pièce de 15 m² comme bureau professionnel. Cela représente 15 % de la superficie totale. Si votre loyer mensuel est de 1 000 €, vous pouvez déduire 150 € par mois au titre de votre activité professionnelle, soit 1 800 € par an.
En cas de bureau ou coworking, les loyers sont intégralement déductibles, à condition d’avoir un justificatif clair.
Abonnements pro (logiciels, internet, téléphone)
Tout abonnement à des logiciels que vous utilisez dans le cadre professionnel est déductible (Adobe, Figma, logiciel comme Hiway, forfait pro, etc.)
Si l’usage est mixte, c’est-à-dire pro ET perso, vous devrez appliquer un prorata sur les frais professionnels (par exemple 70 % de votre forfait téléphonique si vous l’utilisez aussi à titre personnel).
Frais de transport et déplacements
Les frais engagés pour vos affaires (rencontrer un client ou participer à des événements professionnels…) sont déductibles, à condition de les justifier. Gardez donc vos billets de train, d’avion, les notes de taxi, les tickets de carburant, etc.
👉 Pour celles et ceux qui roulent en voiture de société, n’oubliez pas de consulter les règles de la TVS en 2025, qui s’applique à certains véhicules.
Matériel informatique et fournitures
Tout ce qui sert directement à votre activité peut être déduit ou amorti, selon sa valeur : ordinateur, imprimante, disque dur, fournitures de bureau, mobilier ergonomique…
Pensez, encore une fois, à bien conserver les factures d’achat !
Sous-traitance, prestations externes
Les frais de sous-traitance sont pleinement déductibles si elles sont rattachées à votre activité.
Par exemple, si vous sollicitez une graphiste ou un rédacteur freelance pour votre site internet, vous pourrez déduire le coût de la prestation de votre base imposable.
Formations professionnelles
Se former est à la fois stratégique pour rester compétitif, et fiscalement intéressant.
Les frais de formations en lien avec votre activité (cours en ligne, webinars, bootcamps, conférences…) sont déductibles s’ils sont justifiés utiles pour votre entreprise.
Assurances et cotisations (RC pro, retraite complémentaire, etc.)
Certaines activités freelance imposent la souscription d’une assurance responsabilité civile professionnelle (RC Pro), indispensable pour couvrir les risques liés à votre métier.
D’autres garanties, comme l’assurance multirisque, la couverture cybersécurité ou l’assurance matériel, peuvent également s’avérer pertinentes selon votre secteur.
Enfin, vos cotisations sociales auprès d’organismes privés pour la retraite, la mutuelle ou la prévoyance sont également déductibles.
👉 Pour bien comprendre leur rôle dans votre protection et votre fiscalité, vous pouvez consulter ce guide sur l’assurance pour freelance.
Les conditions à respecter pour déduire une charge
Dépense liée à l’activité pro
Première règle : la charge doit être liée à votre activité professionnelle, dans son intérêt direct. Une dépense personnelle ne peut pas être "déguisée" en charge pro.
Pour faciliter la distinction, pensez à ouvrir un compte bancaire professionnel distinct.
Justificatif obligatoire : factures, notes de frais
Impossible de déduire une dépense sans facture ou note de frais en bonne et due forme. Même pour les petits montants, un justificatif reste indispensable.
👀 Vous pouvez vous faire accompagner par un comptable spécialisé freelance. Vous pouvez vous faire accompagner par Hiway : on vous aide à gérer votre chiffre d’affaires, vos justificatifs, vos déclarations, vos cotisations sociales, et votre comptabilité au quotidien !
Proportionnalité en cas d’usage mixte (pro/perso)
Un outil ou un abonnement peut être utilisé à la fois pour le pro et le perso. Dans ce cas, vous pouvez soustraire une partie proportionnelle de la dépense (une quote-part), mais il faudra pouvoir la justifier. Cette logique vaut aussi pour un logement ou un véhicule.
Mieux vaut structurer cela dans une vraie gestion d’entreprise organisée !
Focus : cas spécifiques
Freelance en portage salarial
En portage salarial, vous êtes salarié(e) d’une société de portage. Vous pouvez tout de même faire rembourser certains frais professionnels, sous conditions.
👀 Découvrez les règles applicables au freelance en portage salarial
Nouveau : Hiway propose même une option de portage salarial si ce statut est plus avantageux pour vous. 😎
Charges liées à un véhicule personnel
Vous utilisez votre véhicule perso pour des déplacements professionnels ?
Vous pouvez choisir entre la méthode réelle ou le barème kilométrique, à condition de bien noter vos trajets. Pour cela, appuyez-vous sur le barème kilométrique 2025.
Dépenses à l’étranger
Vous partez en mission ou à un événement pro à l’étranger ? Les frais engagés (hébergement, transport, coworking, restauration…) sont déductibles du revenu imposable, s’ils sont justifiés et sont cohérents avec votre activité.
Erreurs fréquentes à éviter
Déduction sans justificatif
Aucune dépense professionnelle ne peut être considérée comme déductible de l’impôt sans un minimum de preuve. Pas de facture, pas de déduction : c’est la règle. Même si l’achat semble évidemment lié à votre activité d’indépendant, l’administration exigera un justificatif clair (facture nominative, note de frais, ticket de caisse…).
Gardez donc une trace de tous vos paiements et organisez vos documents comptables régulièrement. Mieux vaut un dossier bien rangé qu’une pile de reçus illisibles en cas de contrôle.
Dépenses personnelles mal ventilées
Un abonnement à une plateforme de streaming, une sortie au restaurant avec des amis en weekend ou l’achat d’un téléphone utilisé à titre perso ne peuvent pas être intégralement passés en charges d’entreprise. Pourtant, c’est une erreur fréquente chez les freelances !
Si un bien ou un service est utilisé à la fois pour le perso et le pro, vous devez l’indiquer et ventiler la part réellement professionnelle. En cas de doute, abstenez-vous ou demandez conseil à un expert. Les abus sont souvent repérés et peuvent entraîner un redressement fiscal.
Surévaluation des frais pros
Certains freelances ont tendance à gonfler artificiellement leurs charges pour réduire l’impôt à payer. Achat de matériel inutile, frais de déplacement exagérés, repas luxueux… L’administration fiscale n’est pas dupe et vérifie la cohérence des frais professionnels avec l’activité de l’entreprise (notamment le chiffre d’affaires).
Toutes les charges déductibles doivent être raisonnables, justifiables et en lien direct avec votre activité professionnelle. En cas de contrôle, il faudra prouver la légitimité de chaque ligne de dépense.
Pour éviter les erreurs et sécuriser votre gestion, mieux vaut se faire accompagner. Hiway Compta, expert comptable pour freelance, vous aide à piloter vos finances, à distinguer les bonnes pratiques (et à éviter les mauvaises surprises.)
FAQ
Peut-on déduire ses repas ?
Oui, si le repas est lié à votre activité professionnelle et que vous ne pouvez pas le prendre à domicile (déplacement, rendez-vous, séminaire…). Les repas d’affaires sont également déductibles s’ils sont justifiés (facture ou note de frais précisant la date, le lieu et le motif du repas d’affaires). Les repas pris chez soi ne sont pas déductibles.
Comment déduire ses frais de coworking ?
Facile : il suffit d’avoir une facture nominative. Ces frais sont intégralement déductibles si l’espace est utilisé régulièrement pour travailler.
Est-ce que le matériel acheté à titre perso est déductible ?
Oui, à condition de le revendre à votre entreprise (sous forme de charge ou d’immobilisation.). Il faudra aussi prouver son intérêt dans le cadre de votre activité.
Peut-on déduire ses frais de déplacement domicile-client ?
Oui, en tant que freelance, vos frais de déplacement entre votre domicile et les locaux d’un client sont déductibles. Ces trajets soient directement liés à une mission professionnelle qui contribue à votre chiffre d’affaires.
Est-ce que la TVA est récupérable en freelance ?
Oui, si vous êtes assujetti à la TVA. Vous pourrez alors récupérer la TVA sur vos achats professionnels (même en auto-entreprise !). Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA - votre chiffre d’affaires étant en dessous des seuils - vous ne pouvez toutefois pas récupérer la TVA.
En moyenne, les freelances Hiway gagnent 7100 € nets / mois avant IR
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