Expert-comptable pour freelance : Guide pour gérer votre comptabilité
C’est peu de dire que la comptabilité est la bête noire des indépendants. Trop technique, chronophage, risquée surtout. Il existe une solution évidente : externaliser et se faire accompagner. Faire appel à un expert comptable pour freelance pour vous conseiller le choix du bon statut juridique, la tenue des comptes au quotidien et préparer les multiples déclarations fiscales et sociales. Voici pourquoi et comment travailler avec un expert-comptable, spécialisé dans l’entrepreneuriat individuel. Ses atouts, ses missions, son coût : on vous dit tout dans ce guide.
Les défis comptables des freelances
Commençons par un état des lieux des principaux défis comptables auxquels sont confrontés les freelances au quotidien. Des aspects souvent négligés au démarrage, mais qui peuvent vite devenir de vraies bombes à retardement.
La gestion du statut juridique
Le statut juridique détermine le mode d’imposition (IR ou IS), le niveau de charges sociales, la couverture sociale, la responsabilité et le patrimoine engagé. Un choix fondateur qui nécessite d’être bien conseillé. Voici quelques repères :
- En Micro/auto-entrepreneur : régime micro-fiscal (CA - abattement forfaitaire), pas de déficit reportable. Cotisations sociales entre 12 et 22 %. Pas de chômage ni prévoyance.
- En EURL à l’IR : imposition au barème progressif (jusqu’à 45 %), déficits imputables sur le revenu global (10 ans). Cotisations TNS (environ 45 %).
- En EURL à l’IS : imposition à taux fixe (15 % jusqu’à 42 500 € puis 25 %), possibilité de rémunération mixte. Cotisations TNS (jusqu’à 80 %) mais couverture complète.
- En SASU : choix entre IR et IS (par défaut IS à 15 % jusqu’à 42 500 €, puis 25 %). Si IR, imposition au barème progressif, déficits reportables 6 ans. Président assimilé salarié avec charges sociales élevées (jusqu’à 75 %), mais couverture complète et chômage non inclus. Souplesse de gestion et séparation patrimoine pro/perso.
Un expert-comptable analysera votre situation (métier, CA prévisionnel, patrimoine, statut social) pour vous guider vers le bon régime. Surtout, il anticipera les étapes clés, autrement dit le dépassement de tels ou tels seuils, la protection du patrimoine.
La tenue de la comptabilité au quotidien
Les freelances doivent tenir une comptabilité, mais les obligations varient selon leur régime fiscal :
- Micro/auto-entrepreneur : livre des recettes, factures et justificatifs de dépenses à conserver
- BIC/BNC réel ou simplifié (EURL/SASU) : comptabilité d’engagement en partie double (bilan, compte de résultat) et livre des inventaires
À cela s’ajoutent la réconciliation bancaire, le suivi et le lettrage des règlements reçus sur le compte bancaire pro pour indépendant. Viennent enfin la vérification des notes de frais, la gestion des cotisations sociales, les écritures de TVA ou encore l’inventaire et le suivi des immobilisations. Un véritable casse-tête pour qui n’est pas formé ! Les dirigeants de TPE passent pas moins de 8 heures par mois sur des tâches comptables. C’est autant de temps précieux perdu pour leur cœur d’activité.
L’enjeu d’un expert-comptable est d’abord d’évacuer ce stress et cette charge mentale, en assurant une tenue rigoureuse et actualisée des comptes. Mais il va plus loin en fiabilisant l’information financière et en automatisant la production des données grâce à des outils digitaux sur-mesure. Le freelance dispose ainsi d’une vision claire et instantanée pour piloter son activité.
Les obligations fiscales et déclaratives
Autre défi majeur : s’acquitter dans les temps des obligations fiscales et sociales. Le moins que l’on puisse dire, c’est qu’elles sont nombreuses.
Obligations fiscales
- Déclaration contrôlée 2035 (BNC) ou 2031 pour les sociétés à l’IR, 2033 pour les autres (BIC) : à déposer en mai, même en l’absence de revenus. Comprend immobilisations, amortissements, plus/moins-values, report des déficits.
- Liasse fiscale (régime simplifié) : bilan, compte de résultat et annexes à souscrire dans au 2e jour ouvré suivant le 1ᵉʳ mai. Pour toute autre date de clôture, toutes les démarches sont à effectuer dans les 3 mois suivants la clôture. Attention, une pénalité de 10 % est appliquée en cas de retard, sans mise en demeure préalable. Cette majoration peut atteindre 40 % si la déclaration n'est pas déposée dans les 30 jours suivant une mise en demeure, et 80 % en cas de découverte d'une activité non déclarée. De plus, des intérêts de retard de 0,20 % par mois s'ajoutent aux pénalités.
- Déclaration de TVA (CA12) : La déclaration CA12 concerne les entreprises relevant du régime simplifié d'imposition. Elle est généralement déposée annuellement, avec un paiement échelonné en deux acomptes semestriels. Les entreprises au régime réel normal doivent déposer des déclarations mensuelles ou trimestrielles, avec paiement jusqu'au 15 du mois suivant.
- Déclaration CVAE : La Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises concerne les entreprises dont le chiffre d'affaires dépasse 500 000 €. La Cotisation Foncière des Entreprises (CFE) est due par toutes les entreprises et est généralement déclarée et payée en décembre.
Obligations sociales
- Déclaration sociale des indépendants (DSI) chaque année pour calculer les cotisations maladie et retraite de base
- Déclaration annuelle des salaires (DAS) pour les TNS, permettant de calculer la CSG/CRDS, la formation professionnelle et l’assurance chômage notamment
Sans parler des déclarations de revenus (2042), des taxes sectorielles et des appels de cotisations propres à chaque caisse de retraite ou de prévoyance ! Sans surprise, les freelances appréhendent ces différentes obligations, par peur de commettre une erreur. D’où l’intérêt de déléguer à un professionnel aguerri qui conseillera sur la facturation pour freelance, établira toutes leurs déclarations dans les délais et s’assurera qu’ils ne passent à côté d’aucune opportunité de réduction fiscale ou d’aide publique.
Les avantages de travailler avec un expert-comptable pour freelance
Gain de temps et tranquillité d’esprit
L’argument n°1 d’un expert-comptable pour freelance est de lui faire gagner un temps précieux.
Exemple concret : la préparation des comptes annuels. Entre la collecte et la vérification des pièces, la saisie, les contrôles de cohérence et les écritures de cut-off, il faut compter entre 4 et 5 jours à temps plein pour un indépendant non rompu à l’exercice. En externalisant, on libère ce temps commercial pour développer son business et décrocher de nouveaux contrats.
Autre vertu d’un expert : la paix d’esprit. Assurance d’avoir des comptes fiabilisés, d’être à jour de ses déclarations, de ne pas risquer un contrôle fiscal, etc. La garantie de travailler en toute quiétude, sans stress administratif paralysant.
Optimisation de la rémunération et conseils personnalisés
Autre bénéfice majeur : l’optimisation de la rémunération. Un expert maîtrise tous les rouages fiscaux et sait activer les leviers pour éviter de payer trop de charges. Quelques exemples :
- Choix du bon mode d’imposition (IR ou IS) et du bon régime de TVA (franchise, simplifié, réel)
- Conseil sur les charges déductibles (frais réels, amortissements, loyers)
- Mode de rémunération : salaire ou dividendes,
- Utilisation des dispositifs de défiscalisation (PERCO, PEE, PER)
Autant d’outils pour réduire sa facture... dans le respect de la loi. Il apportera également des conseils personnalisés à forte valeur ajoutée :
- En matière de protection sociale (Madelin, PER, mutuelle)
- En cas de difficultés financières (report d’échéances, négociation avec le fisc)
- Lors de temps forts (arrêt maladie, congés maternité, départ en retraite)
Éviter les erreurs et réduire les risques
On l’oublie souvent, mais faire appel à un expert-comptable, c’est aussi une assurance contre les erreurs et les oublis qui peuvent coûter très cher en cas de redressement fiscal ou URSSAF.
Exemple classique : la déductibilité des frais. Omettre de comptabiliser des dépenses professionnelles ou gonfler artificiellement ses charges sont des erreurs fréquentes chez les indépendants. Elles conduisent mécaniquement à un résultat fiscal erroné et à une taxation plus forte que nécessaire. Un expert saura les identifier et les rectifier en amont.
On l’oublie souvent, mais il s’agit aussi d’un bouclier anti-contrôle. Même si un contrôle fiscal n’est jamais exclu, le fait qu’un expert-comptable veille à la conformité de vos déclarations fiscales et comptables réduit le risque d’anomalies pouvant attirer l’attention du fisc. L’administration fiscale peut également considérer qu’une comptabilité validée par un expert-comptable est plus fiable, ce qui peut indirectement réduire la probabilité d’un contrôle.
Comment choisir le bon expert-comptable ?
Les critères de sélection
Travailler avec un expert-comptable est presque un “mariage”. D’où l’importance de bien le choisir selon 4 critères :
- La spécialisation dans les freelances et indépendants. Il maîtrisera vos problématiques métier et sera en mesure de mieux vous conseiller : installation, optimisation, protection sociale. Vérifiez ses références, demandez des avis clients.
- La proximité et la disponibilité. Lors de l’installation et durant toute la vie de votre entreprise, pouvoir accéder rapidement et facilement aux conseils de votre comptable est essentiel. Privilégiez un cabinet qui met l’accent sur la disponibilité et la réactivité sur les canaux de communication qui vous conviennent (mail, chat et téléphone).
- Les honoraires : au temps passé, au forfait, au pourcentage du CA ou à la mission, il existe plusieurs modes de facturation. Les prix peuvent également varier et peuvent avoir une incidence sur le niveau d’implication, de conseil et sur la disponibilité. Voyez cela davantage comme un investissement car un bon conseil sera très vite rentabiliser.
- Les services additionnels : accompagnement dans les déclarations, gestion de la paie, conseil patrimonial, aide au financement, accompagnement à l’international, formation, etc. Des prestations qui créent une vraie différence.
Les outils numériques proposés
Votre expert-comptable doit s’appuyer sur une panoplie d’outils innovants pour fluidifier la relation :
- Un portail web sécurisé pour transmettre et échanger les documents en toute confidentialité
- Des solutions de facturation et de relance automatique pour accélérer vos encaissements
- Un logiciel de gestion full web pour saisir vos écritures de n’importe où et suivre votre trésorerie en temps réel
- Des outils de pilotage type Power BI pour visualiser vos données en quelques clics (CA, charges, rentabilité par mission)
- La signature électronique pour contractualiser à distance, en gardant valeur légale
Alternative : les solutions digitales dédiées aux freelances
Qu’est-ce que Hiway et comment cela fonctionne ?
Face aux cabinets traditionnels a émergé une nouvelle offre 100 % en ligne, ultra-adaptée aux freelances : les experts-comptables digitaux comme Hiway.
Le principe ? Un abonnement mensuel sans engagement qui inclut la tenue de comptabilité, le compte pro, l’établissement des déclarations fiscales et sociales, l’optimisation de la rémunération et un accompagnement personnalisé par tchat, mail ou visio. Le tout orchestré via une plateforme intuitive qui centralise l’ensemble des documents et démarches.
L’offre est taillée pour éviter toute paperasse inutile et permettre aux freelances de déléguer complètement la gestion administrative de leur activité. L’indépendant peut se concentrer sur son métier et piloter son entreprise en temps réel sur son espace personnalisé où il peut :
- Générer et envoyer ses factures en 30 secondes
- Synchroniser automatiquement son compte bancaire avec sa compta
- Télécharger ses justificatifs d’achat, scannés et pré-comptabilisés
- Suivre ses encaissements, ses dépenses et ses impayés
- Prendre RDV avec son expert-comptable attitré
- Accéder en temps réel à ses indicateurs de performance
Son expert dédié se charge ensuite de toute la partie administrative et fiscale : saisie, déclaration 2035, comptes annuels, TVA, etc. Des outils puissants d’IA et d’automatisation lui permettent de sécuriser sa trésorerie et de calculer la rémunération optimale qu’il peut se verser.
Autre atout appréciable : des experts accompagnent également sur la mise en place d’une protection sociale sur-mesure et un conseiller patrimonial aide à préparer l’avenir.
Tarifs d’un expert-comptable pour freelance
Les facteurs influençant les tarifs
Le coût d’un expert-comptable varie sensiblement selon 3 paramètres :
- Le statut juridique et fiscal de l’entreprise : Plus il y a d’obligations comptables et d’opérations, plus la charge de travail est élevée. Le secteur d’activité et le régime fiscal (micro-entreprise, EURL, SASU) influencent donc le prix, tout comme l’assujettissement à la TVA. Une comptabilité plus complexe nécessitera un suivi plus rigoureux, augmentant ainsi le coût des prestations.
- L’étendue des prestations demandées : une tenue comptable complète (saisie, bilan, déclarations) est plus onéreuse qu’une simple supervision. La gestion des déclarations fiscales et sociales (TVA, impôts, cotisations) ainsi que la prise en charge de la paie influencent également le tarif. Enfin, un accompagnement en optimisation de rémunération peut entraîner des coûts supplémentaires.
- Le mode de facturation : Le tarif d’un expert-comptable peut être basé sur un forfait mensuel ou annuel, allant d’environ 50 à 500 € par mois selon le statut et la présence de salariés. Il est aussi possible d’opter pour une facturation à la mission, avec des coûts variables selon les prestations, comme un bilan annuel (500 à 2 000 €) ou une déclaration de TVA (20 à 100 €/mois).
- La localisation : Les tarifs d’un expert-comptable varient selon la région, avec des prix souvent plus élevés en Île-de-France et dans les grandes villes. Un cabinet traditionnel coûte généralement plus cher qu’un service en ligne, qui propose des tarifs plus compétitifs grâce à l’automatisation. Enfin, un suivi régulier ou un accompagnement personnalisé peut aussi augmenter les honoraires.
Grille de tarifs indicative
À titre indicatif, voici une fourchette de prix annuels constatés, selon le profil du freelance et l’étendue de sa prise en charge :
- Auto-entrepreneur : entre 600 et 960 €/an pour des formalités allégées (TVA, livre de recettes, CFE, etc.). Soit un budget mensuel de 50 à 80 €.
- EURL/SASU : entre 1 600 et 6 000 €/an pour une compatibilité plus exigeante avec le bilan, le dépôt des comptes, les bulletins de salaire. Soit un budget mensuel de 100 à 500 € en fonction du niveau de prestations demandé.
Dans tous les cas, demandez un devis précis et transparent avant de vous engager. La plupart des cabinets proposent une première consultation gratuite pour analyser vos besoins.
Est-ce obligatoire d’avoir un expert-comptable quand on est freelance ?
D’un point de vue légal, aucune entreprise unipersonnelle n’a l’obligation de recourir à un expert-comptable, quelle que soit sa forme ou sa taille. C’est un choix volontaire du dirigeant pour se faire accompagner dans sa gestion. Cependant, on peut considérer que c’est indispensable dans 3 cas :
- Au moment de la création, pour choisir le bon statut et bien paramétrer sa structure
- Quand on dépasse les seuils de la micro (77 700 € de CA pour une activité de services) qui imposent une comptabilité d’engagement et une déclaration contrôlée
- Lorsqu’on embauche un premier salarié, ne serait-ce qu’en contrat d’apprentissage, car les formalités se complexifient (paie, DSN)
Et même si votre activité ne rentre pas dans ces cas, l’intervention d’un expert-comptable - même ponctuelle - reste vivement conseillée. Ne serait-ce que pour sécuriser ses déclarations, faire un point annuel ou obtenir un financement.
Les erreurs à éviter dans la gestion de sa compta quand on est freelance
Négliger ses obligations fiscales (risques de pénalités)
Une gestion fiscale approximative débouche systématiquement sur des conséquences fâcheuses :
- Déclaration TVA en retard : pénalité immédiate de 10 % du montant dû
- Absence de déclaration : majoration de 40 % + intérêts de retard de 0,20 % par mois
- Envoi tardif de la liasse fiscale : 150 € de pénalité minimum
- Non-dépôt des comptes annuels : risque pénal et amende jusqu’à 1 500 €
En réalisant votre comptabilité par soi-même, même avec l’aide d’un logiciel de comptabilité, expose à des erreurs et des retards qui peuvent peser lourd. L’administration fiscale accorde généralement le droit à l’erreur une seule fois, mais sera moins compréhensive ensuite. La solution pour éviter de stresser et de perdre du temps est de confier votre comptabilité qui prendra la responsabilité de tenir votre comptabilité et de réaliser les déclarations pour vous.
Confondre comptes personnels et professionnels
Le mélange des flux financiers personnels et professionnels est une erreur classique, aux ramifications multiples :
- Impossibilité de justifier précisément votre base imposable : impossible de justifier vos frais réels, puisque tout est mélangé !
- Requalification fiscale : tout virement personnel peut être requalifié en rémunération, l’URSSAF peut remettre en cause de la déductibilité de vos frais professionnels
- Perte de la protection patrimoniale de votre structure : un juge peut lever le "voile social" et engager votre responsabilité personnelle, en cas de coup dur vos créanciers peuvent saisir vos biens personnels
- Complexification de votre comptabilité : avec un surcoût de traitement (environ +30 % d’honoraires comptables)
La solution est évidente, elle ne change pas. Un compte professionnel dédié, des relevés bancaires distincts et une carte bancaire strictement professionnelle.
Encore plus simple : une solution intégrant compte pro et comptabilité est la garantie de ne perdre aucune dépense et permet de suivre en temps réel votre trésorerie.
Sous-estimer l’importance d’un conseil expert
L’accompagnement professionnel n’est pas un coût, mais bien un investissement. En premier lieu, il y a les économies fiscales bien concrètes : optimisation du format juridique (SASU vs EURL, IR vs IS), choix des régimes de TVA, arbitrage rémunération/dividendes pouvant représenter 5 à 15 % d’économies annuelles. Il y a bien un ROI mesurable : pour un investissement de 350 € HT/mois, un expert-comptable peut vous faire gagner des milliers d’euros de rémunération.
Ajoutons-y l’apport de la sécurisation réglementaire : veille juridique, validation des choix comptables, conformité aux normes sectorielles. Le gain de temps est quantifiable : 5 à 10 h/mois libérées des tâches administratives pour se concentrer sur votre cœur de métier. Au final, c’est du temps supplémentaire que vous pouvez facturer, et donc du revenu additionnel.
C’est aussi une question de crédibilité auprès des partenaires financiers : une comptabilité professionnelle augmente vos chances d’obtenir un crédit.
Négligez ces aspects, c’est mettre en péril la pérennité même de votre activité. Un redressement fiscal moyen coûte entre 15 000 € et 30 000 €, sans compter les pénalités et le temps perdu en procédures.
Conclusion : développez sereinement votre activité avec un expert-comptable
Vous l’aurez compris, faire appel aux services d’un expert-comptable est un vrai plus quand on est freelance. C’est l’assurance de remplir ses obligations auprès de l’administration et de faire grandir son activité en toute sérénité. Les bénéfices sont multiples : prévenir les risques fiscaux, gagner du temps pour se consacrer à son business, suivre précisément sa rentabilité... et même optimiser sa rémunération.
Alors n’hésitez pas à vous faire épauler, que ce soit par un cabinet traditionnel ou une solution en ligne. L’essentiel est de choisir un partenaire de confiance, qui comprenne votre métier et soit réactif au quotidien. Car c’est aussi ça être indépendant : savoir s’entourer pour être efficace. Avec un expert-comptable dans son corner, on peut voir loin !
FAQ
Quels sont les 3 principaux critères de choix d’un expert-comptable ?
La spécialisation dans votre domaine d’activité pour une expertise sur-mesure, la proximité relationnelle pour un suivi régulier et personnalisé, ainsi que l’exhaustivité de l’accompagnement. Rencontrez plusieurs professionnels pour trouver celui qui correspond le mieux à vos attentes et avec qui vous vous sentez en confiance.
Les experts-comptables en ligne sont-ils aussi fiables que les traditionnels ?
Oui, car il s’agit des mêmes professionnels diplômés, inscrits à l’Ordre et soumis aux obligations déontologiques de la profession. La différence réside dans les outils technologiques utilisés (IA, automatisation, plateforme) qu’ils peuvent mettre à votre disposition pour piloter votre entreprise (tableau de bord d’activité), sécuriser votre trésorerie ou encore facturer vos clients. L’offre tout-en-un de Hiway inclut même un compte pro.
Comment estimer le coût d’un expert-comptable pour un freelance ?
Le coût moyen se situe entre 1600 et 6000 € par an selon trois critères : le statut juridique (micro-entreprise, EURL, SASU), le type d’activité (nombre de factures, lignes comptables) et l’étendue des prestations (tenue des comptes, déclarations fiscales, gestion sociale, conseil juridique et rémunération). Les experts-comptables en ligne sont généralement 30 à 50 % moins chers que les cabinets traditionnels.
Y a-t-il une obligation légale d'avoir un expert-comptable quand on est freelance ?
Non, le recours à un expert-comptable n’est jamais une obligation légale pour les indépendants, quel que soit leur régime fiscal. Cependant, il devient fortement recommandé en cas de dépassement des seuils de la micro-entreprise, d’embauche de salariés ou tout simplement pour sécuriser ses déclarations fiscales et bénéficier d’un conseil de gestion.
Simule ton revenu de freelance
En moyenne, les freelances Hiway gagnent 7100 € nets / mois avant IR
