Frais professionnels en portage salarial : comment ça fonctionne ?
par Marc Nouaux
Vous voulez comprendre comment fonctionnent les frais professionnels en portage salarial ? Types de dépenses, déductions, justificatifs… Suivez notre guide 👇
En résumé :
- Les frais professionnels désignent tous les frais dépensés dans le cadre de l’activité professionnelle que ce soit de manière générale ou pour une mission (matériel, indemnités kilométriques, formation, repas lors de déplacements…).
- Contrairement au freelance en micro-entreprise, le free porté peut se faire rembourser des frais professionnels déductibles et ainsi augmenter son revenu net.
- L’Urssaf fixe un plafond d’exonération pour les frais pros.
- Les sociétés de portage ont chacune leurs propres règles mais globalement, les portés sont bien remboursés et peuvent déduire ces frais de leur paie.
Qu’est-ce qu’un frais professionnel en portage salarial ?
Définition des frais professionnels
Selon l’administration fiscale française, les frais professionnels sont des dépenses faites par le salarié qui lui sont ensuite remboursées par l’employeur. Cela inclut des frais de restauration, des déplacements, des achats de logiciel, des abonnements, etc.
👉 Retrouvez notre article dédié pour tout savoir sur le portage salarial !
Différence entre salaire et remboursement de frais
Les remboursements de frais ne peuvent être comptés comme une part du salaire car le salarié a la charge d’avancer les dépenses.
Il ne faut pas non plus confondre les frais pros avec les avantages en nature (véhicule ou logement de fonction par exemple). Le calcul des cotisations sociales est d’ailleurs différent : les remboursements n’y sont pas soumis mais les avantages en nature le sont car ils font partie de la paie !
Pourquoi les frais professionnels sont-ils importants ?
Impact sur le salaire net
Contrairement au statut de micro-entrepreneur qui ne permet pas de se faire rembourser de frais, celui de salarié porté permet de le faire. Ainsi, le net est plus élevé car les frais sont remboursés.
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Optimisation fiscale et sociale
Les frais pros aident à payer moins d’impôt et moins de cotisations sociales car ils sont déduits du revenu imposable tout en étant exonérés de cotisations. Ces optimisations font partie des avantages du portage salarial ! Avec un statut de micro-entrepreneur, par exemple, les cotisations se font sur le CA déclaré, sans pouvoir retrancher de charges professionnelles.
Réduction des charges
Les charges professionnelles, c’est l’ensemble des frais qui pèsent sur une entreprise et qui sont en lien avec son activité (déplacements, loyer, matériel, abonnements, formation, etc.). Réduire ses frais, c’est donc réduire ses charges !
Quels frais professionnels peut-on se faire rembourser ?
Frais de déplacement (transport, carburant, péages)
Une mission qui implique un déplacement chez un client ? Pas de souci : votre société de portage vous rembourse tout ce qui concerne ce déplacement (transport, carburant, péages, parking), à condition de fournir des justificatifs.
À noter : ces frais sont appelés frais refacturables car la société de portage les refacture ensuite au client étant donné qu’ils ont été effectués dans le cadre de la mission.
Frais de repas
Toutes les missions passées à l’extérieur nécessitent de se nourrir… Vous pouvez donc aussi vous faire rembourser votre repas.
À noter : le remboursement des repas se négocie généralement à l’avance avec votre client et/ou votre société de portage, selon un forfait et des plafonds appliqués habituellement par les différentes structures.
Frais d’hébergement
Toutes les missions incluant un hébergement créent des dépenses remboursables par la société de portage ou le client sur la base d’un forfait établi au moment de la signature du contrat.
Matériel professionnel
Ordinateur, écran fixe, bureau adapté… Le matériel professionnel est remboursable en portage. Pour ce genre de frais, la société de portage ne refacture pas au client car le matériel pro fait partie de l’activité. Ce sont donc des frais non refacturables qui doivent se négocier à la signature du contrat (un forfait est généralement prévu).
Téléphone, internet, coworking
Tout ce qui concerne les réseaux de communication peut aussi être remboursé, notamment le forfait téléphone ou l’abonnement internet. Ou bien le coworking si vous travaillez en bureaux partagés.
Quels frais ne sont pas remboursables ?
Dépenses personnelles
En portage, le free peut utiliser un compte personnel pour régler ses dépenses pro (le compte pro n’est pas obligatoire). Mais cela peut engendrer des confusions entre frais perso et remboursables et nuire à la relation porteur/porté. En effet, il n’est pas recommandé de tenter de se faire rembourser des frais qui seraient hors du champ professionnel…
Astuce : utilisez un compte dédié à votre activité, même si ce n’est pas obligatoire !
Frais non justifiés
Les dépenses non justifiées par une facture, un ticket de caisse ou quelconque preuve d’achat ne peuvent être remboursables ou déductibles.
Limites fixées par l’URSSAF
L’URSSAF fixe des limites maximum d’exonération de frais déductibles aux employeurs.
Comment déclarer ses frais professionnels en portage salarial ?
Notes de frais : fonctionnement
Généralement, les sociétés de portage disposent d’un modèle intégré à un système dans lequel on renseigne directement les frais. Certaines fonctionnent encore avec des envois de frais et de justificatifs par mail.
Justificatifs à fournir
Pour qu’elle soit remboursable, la note de frais doit être justifiable par un screenshot de paiement ou de facture datée.
Fréquence de remboursement
Le plus souvent, les frais sont remboursés mensuellement. Soyez donc rigoureux et pensez à déclarer vos frais régulièrement pour ne pas avoir trop de travail fastidieux à effectuer d’un coup.
Dans certains cas, le remboursement de vos frais peut être conditionné au fait que votre CA couvre bien l’ensemble de ces frais…
Exemple d’optimisation avec les frais professionnels
Prenons l’exemple de James, salarié porté qui réalise un CA mensuel de 5 500 € dans le cadre de son activité de consultant.
Simulation salaire sans frais
Si James ne déclare aucun frais professionnel, il voit simplement ses 5 500 € de CA être délestés des cotisations sociales et du coût de la société de portage (environ 50 %).
Ainsi, il lui reste : 5 500 / 2 = 2 750 € nets.
Simulation avec frais professionnels
Considérons maintenant que l’activité de consultant de James génère des frais pros :
- transport (indemnités kilométriques, train, parking) : 300 €
- repas : 250 €
- hébergement / coworking / matériel : 250 €
- TOTAL = 800 €
James suit alors les étapes suivantes :
- Il ôte les 800 € de son CA, il lui reste donc 4 700 €
- Il enlève le coût du portage salarial et les cotisations sociales (environ 50 %) de ces 4 700 € (et non des 5 500 €) : il reste donc 2 350 €.
- La société de portage rembourse les 800 € de frais qui s’ajoutent aux 2 350 € : James touche donc 3 150 € net.
Gain net réel
Vous l’avez compris grâce aux deux simulations : pour 800 € de frais déclarés, James récupère 400 € de rémunération nette en plus.
Frais professionnels vs frais de gestion
Ce qu’il ne faut pas confondre
Les frais de gestion facturés ne sont pas remboursables. C’est la contrepartie qui vous permet de bénéficier d’un statut de salarié en étant freelance.
Impact sur le revenu global
Contrairement aux frais pros qui sont remboursables, les frais de gestion (5 à 15 %) impactent le CA du freelance porté.
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Quelles sont les règles à respecter ?
Cadre légal et URSSAF
L’Urssaf impose un barème maximum pour exonérer les sociétés dans leurs remboursements de frais.
Politique de la société de portage
Chaque entreprise de portage possède ses propres règles en matière de frais de gestion et de remboursements de frais pros.
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Risques en cas d’abus
Si vous cherchez à abuser votre société de portage en surestimant vos dépenses pros, vous vous exposez à un licenciement et éventuellement à des conséquences juridiques. Vous devrez également rembourser les trop perçus.
Comment optimiser ses frais en portage salarial ?
Identifier les dépenses éligibles
Comme illustré dans l’exemple de James cité plus haut 👆, il est important d’identifier vos dépenses éligibles car votre paie finale sera plus élevée.
Bien conserver ses justificatifs
Chaque dépense non justifiée ne peut être remboursée. Il est donc important de conserver tous vos justificatifs.
Bon à savoir : Vous devez garder les factures 10 ans car elles peuvent vous être demandées par les différentes administrations pendant ce délai.
Choisir une société de portage adaptée
Lorsque vous choisissez votre société de portage, vous devez vous baser sur plusieurs critères (accompagnement, réseau, tarif, services…). Le fonctionnement des remboursements de frais doit aussi être pris en compte dans votre calcul : vous devez être assuré que les frais pros que vous prévoyez vous seront remboursés !
FAQ
Quels frais peut-on passer en portage salarial ?
En portage, on peut se faire rembourser des frais d’activité (matériel, coworking, etc.) et des frais de mission (repas, hôtel, indemnités kilométriques…). Ces derniers restent à la charge du client et sont refacturés par la société de portage.
Les frais augmentent-ils le salaire net ?
Contrairement au freelance, l’indé qui est porté peut déclarer des frais pros et les déduire de son CA. Grâce à cela, la rémunération nette augmente !
Peut-on se faire rembourser sans justificatif ?
Aucun remboursement de frais ne peut se faire sans justificatif. Il est donc important de conserver vos preuves de dépense et de ne pas traîner avant de les transmettre à votre société. Car plus vous accumulez de notes de frais, plus vous devrez passer de temps à les transmettre !
Y a-t-il un plafond de frais ?
Les sociétés de portage ont généralement des plafonds pour le remboursement des frais. Ces plafonds doivent être communiqués au moment de la signature du contrat.
Les frais sont-ils imposables ?
C’est tout l’avantage des frais professionnels en société de portage : ils ne sont pas imposables, ce qui permet de faire gonfler la rémunération nette.
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