- Les factures servent de preuve comptable, fiscale ou juridique et doivent être conservées pour répondre à d’éventuels contrôles ou litiges.
- Pour les professionnels, la durée légale est de 10 ans (comptabilité et commerce), avec des délais spécifiques de 6 ans pour le fisc et l’URSSAF.
- Les particuliers doivent conserver leurs factures selon leur nature : logement, travaux, santé, énergie, téléphonie… avec des durées allant de 1 à 10 ans.
- La dématérialisation des factures deviendra progressivement obligatoire, et leur archivage doit être sécurisé et organisé.
- Le non-respect des obligations de conservation peut entraîner redressements fiscaux, sanctions financières et pertes de droits en cas de litige.
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Combien de temps garder des factures ? Les délais légaux
“Garde bien tes factures, on sait jamais. Même dans 10 ans, ce sera utile.” Combien de fois avez-vous entendu cette phrase ? Surtout, avez-vous déjà eu la réponse essentielle à cette question : mais pourquoi garder des factures alors qu’elles ont déjà été réglées ? Et combien de temps ? Est-ce pareil pour les professionnels et les particuliers ? Cet article va enfin répondre à vos interrogations et vous saurez pourquoi et combien de temps conserver vos factures en tant que pro ou particulier.
En résumé :
Pourquoi conserver ses factures ?
Premièrement, abordons le volet professionnel : pourquoi, en tant qu’entrepreneur, doit-on archiver une facture ?
Justificatif comptable
Une facture se conserve avant tout comme une preuve écrite d’une transaction avec un client ou un fournisseur. Il s’agit ni plus ni moins d’un justificatif qui vous permet d’assurer plus facilement votre suivi comptable. En l’absence de facture, votre historique est plus difficile à effectuer et vous pourriez commettre des erreurs comptables.
Contrôle fiscal ou social
Le fisc peut vous demander des documents justificatifs (contrat, assurance, devis…) afin d’examiner votre activité. Vous devez donc être en mesure de fournir les preuves exigées car il s’agit d’une obligation légale.
Preuve en cas de litige commercial ou civil
On ne vous le souhaite pas mais vous pouvez faire face à un litige commercial ou civil. Fournir une facture peut aider à régler ce litige plus facilement car il sert de document preuve.
Bon à savoir : archiver vos factures peut aussi vous aider à établir votre stratégie commerciale : c’est hyper précieux de pouvoir examiner votre historique en un clin d’oeil !
Durée légale de conservation des factures pour les professionnels
Voici maintenant la réponse que vous attendez tant : mais combien de temps conserver un document type facture ou contrat en tant qu’entrepreneur ?
Règles fiscales : 6 ans
En tant que professionnel, le fisc peut vous réclamer une facture ou un document (contrat, justificatifs comptables…) jusqu’à 6 ans après son émission lorsqu’une procédure est ouverte à votre encontre.
A noter : le délai s’allonge quand des factures différées ont été établies.
Règles comptables et commerciales : 10 ans
Les entreprises ont l’obligation de conserver leurs factures pendant une durée de 10 ans après la clôture de l’exercice fiscal. Elles peuvent être réclamées en comptabilité ou lors d’un litige commercial, par exemple.
En clair, vos factures émises avant le 31 décembre 2025 devront être conservées jusqu’au 31 décembre 2035.
Obligations sociales (URSSAF, cotisations) : 6 ans
En tant que free, vous devez respecter des obligations sociales par le biais de cotisations à l’urssaf. Cet organisme qui est chargé de recouvrer les cotisations sociales peut vous réclamer vos factures pour vérification pendant 6 ans.
Factures électroniques : mêmes durées, règles spécifiques d’archivage
Pour une facture dématérialisée, les durées de conservation sont identiques aux factures papier. En revanche, toute facture au format numérique devra bientôt être enregistrée sur une plateforme de dématérialisation accréditée par l’administration fiscale.
Pour vos factures d’entreprise, pensez à Hiway : c’est l’assurance d’une facturation éclair, avec un suivi en temps réel et un paiement en 48 heures. Grâce à ce pilotage de votre facturation, vous ne pensez qu’à votre activité.
Même si vous décidez d’imprimer la facture originale, il est possible que l’administration fiscale exige le format dématérialisé d’origine.
Et pour les particuliers : combien de temps garder ses factures ?
Les particuliers ont moins d’obligation pour conserver leurs factures et papiers mais ils doivent aussi archiver certains documents pour prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation.
Factures d’achat, logement, travaux, santé
La durée de conservation d’une facture dépend de quel type de reçu il s’agit :
👉 Achat : durée de garantie du produit acheté ;
👉 Logement : tout ce qui est relatif au loyer doit être conservé la durée du bail + 3 ans ;
👉 Travaux : pour le gros oeuvre, 10 ans et pour les petits travaux (par exemple peinture ou changement de fenêtres), 2 ans ;
👉 Santé : de 1 à 3 ans.
A noter : pour le versement de vos indemnités journalières maladie, conservez les justificatifs jusqu’à la liquidation de vos droits pour la retraite.
Factures téléphonie, énergie, internet
Les factures ou documents d’énergie (contrat d’électricité, gaz ou eau) doivent être conservés 5 ans, délai maximum pour contester une décision auprès de votre fournisseur.
Les factures de téléphonie ou d’internet doivent être conservées un an.
Prescription civile (2 ans maxi sauf suspension ou suppression du délai)
La prescription civile est le délai de prescription qui s’applique aux relations commerciales entre un professionnel et un particulier. Le délai de prescription civile pour une facture impayée par un particulier est de 2 ans à partir de la date d’échéance. Au-delà de cette durée, la facture est considérée comme prescrite.
Bon à savoir : en tant que professionnel, vous avez la possibilité de suspendre ou supprimer le délai de prescription en engageant des actions en justice ou en conciliation.
Comment bien organiser l’archivage de ses factures ?
Format papier ou numérique ?
Si vous êtes assujettis à la TVA, vous n’aurez bientôt plus le choix entre conservation papier ou numérique pour vos facturations… L’Etat souhaite en effet imposer la numérisation des factures à toutes les entreprises (les grosses entreprises ont déjà cette obligation depuis le 1er juillet 2024).
👉 Dématérialisation obligatoire des factures pour les ETI à partir du 1er janvier 2026.
👉 Dématérialisation obligatoire des factures pour les PME à partir du 1er janvier 2028.
Même si vous n’êtes pas redevable de la TVA, il est recommandé de numériser vos factures pour faciliter leur conservation.
A noter : une facture électronique doit être conservée dans son format original pendant 3 ans minimum et peut ensuite être imprimée.
Solutions d’archivage pour indépendants (dématérialisation)
Comme évoqué précédemment, il sera bientôt obligatoire en tant que free assujetti à la TVA de dématérialiser vos factures. C’est aussi un bon moyen de conserver vos papiers tout au long de la durée requise. Pour vous décharger de cette contrainte de stockage, vous pouvez externaliser l’archivage.
Bon à savoir : Hiway vous aide à gérer votre facturation tout en conservant les archives numérisées.
Bonnes pratiques pour ne rien perdre (sauvegarde, classement)
Conserver vos papiers et documents c’est bien, mais conserver et bien ranger vos factures, c’est encore mieux. Pour retrouver en un clin d'œil le document dont vous avez besoin, veillez à bien classer chaque facture par ordre chronologique. Si c’est par voie numérique, veillez à ce que votre solution d’archivage soit bien sécurisée.
Que risque-t-on en cas de non-conservation ?
Redressement fiscal, rattrapage URSSAF, non-règlement de litige… Découvrez ce que vous risquez si vous ne conservez pas vos factures et papiers…
Redressement fiscal ou URSSAF
Si vous n’êtes pas en mesure de fournir certains papiers justificatifs (contrat d’assurance ou d’emploi, relevés bancaires, notes de frais…) et documents comptables auprès du fisc, vous pourriez être contraint de renoncer à certaines déductions fiscales (charges à déduire, par exemple). L’administration peut en effet reprendre votre déclaration de revenus si vous ne justifiez pas certains abattements.
Litige sans preuve de paiement
Il existe un vrai risque juridique pour votre entreprise. En cas d’impossibilité de présenter une preuve de paiement (document, contrat, papiers, factures…), la moindre requête d’un client ou fournisseur peut se transformer en litige qui doit ensuite se régler à l’amiable ou devant un tribunal. Mieux vaut donc conserver chaque document qui peut vous servir de preuve.
Sanctions possibles
Si une entreprise ne peut présenter une facture exigée par l’administration fiscale, le code général des impôts prévoit la possibilité de la sanctionner d’une amende de 10 000 €. Cette sanction peut s’ajouter au redressement fiscal ou au rejet de comptabilité, qui entraîne une correction de l’ensemble de la déclaration. Pensez donc à bien conserver vos factures pour ne pas vous exposer aux risques légaux.
Bon à savoir : une offre de services comme Hiway vous aide à gérer votre facturation et à stocker vos factures afin de les garder disponibles à tout moment
FAQ
Combien de temps garder les factures en tant qu’entreprise ?
En tant qu’entreprise, vous devez garder vos factures pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Par exemple, toutes vos factures éditées courant 2025 doivent être conservées jusqu’au 31 décembre 2035.
Est-ce que les factures numériques doivent être imprimées ?
Les factures numériques n’ont pas nécessairement à être imprimées, sauf si une administration le requiert. Pour leur conservation, vous devez être capable de fournir l’original. Si vous le souhaitez, vous pouvez les imprimer mais il existe des solutions de stockage digital très efficaces pour archiver votre facturation en toute sérénité.
La durée de conservation est-elle la même pour une micro-entreprise ?
Tout entrepreneur, qu’il soit en micro ou en société, doit conserver ses factures pendant une durée de 10 ans à partir de sa date d’échéance. La micro-entreprise ne fait donc pas exception.
Peut-on jeter ses factures après 6 ans ?
Le délai de 6 ans pour la conservation de facture concerne les procédures ouvertes par le fisc. Le délai légal de conservation de pièces comptables est quant à lui de 10 ans. Il est donc conseillé de conserver ses factures pendant 10 ans et non de les jeter après seulement 6 ans, au risque de s’exposer à des sanctions.
Faut-il conserver les factures en cas de cessation d’activité ?
Même en cas de cessation d’activité, les durées de conservation des documents (facture, contrat d’assurance, justificatifs comptables) restent les mêmes. En tant qu’entrepreneur, vous devez donc, même après avoir terminé votre activité, conserver vos factures pendant dix ans afin de pallier à tout litige ou répondre aux exigences de l’administration.
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