Quels frais peut-on passer sur une société ?
Être dirigeant de sa société, c’est pouvoir obtenir des déductions fiscales grâce à des frais professionnels. Mais est-ce si facile, comment ça marche et quelles sont les limites ? Hiway vous explique tout ce que vous devez savoir sur les frais déductibles en société.
En résumé :
- Les frais déductibles doivent obligatoirement être des frais professionnels intégrés à la comptabilité de la société. Ils doivent aussi être dépensés dans l’intérêt de la société.
- Charges fixes, déplacements, formation, compte pro, frais de consultant… Découvrez quels sont les frais professionnels.
- Chaque dépense professionnelle doit être justifiée par le dirigeant pour être déduite.
- Confondre finances pros et finances personnelles fait partie des erreurs les plus courantes, et les conséquences peuvent être graves au niveau fiscal pour votre société.
Qu’est-ce qu’un frais déductible pour une société ?
Définition et critères de déductibilité
Un frais déductible est une dépense professionnelle qui doit être intégrée à la comptabilité de l’entreprise. Elle peut être déduite du chiffre d’affaires afin d’obtenir une réduction de son impôt.
Les trois conditions légales de déduction
Pour qu’un frais soit déductible sur le plan fiscal, il doit remplir 3 conditions :
👉 Être dans l’intérêt de l’entreprise
👉 Être lié à son activité professionnelle
👉 Être justifiable vis à vis de l’administration
Distinction entre frais professionnels et dépenses personnelles
Même si c’est tentant de se payer un nouvel ordi pour la maison en le passant sur les frais de votre entreprise, c’est illégal ! Toute dépense doit être liée à votre vie professionnelle, y compris lorsque vous êtes le dirigeant de votre entreprise.
FAQ
Quels frais sont déductibles pour une société ?
Plusieurs types de frais professionnels sont déductibles en entreprise :
- Frais de fonctionnement et charges fixes (loyers, assurances, leasing auto…) ;
- Frais liés à l’activité (abonnements logiciel, nom de domaine, matériel…) ;
- Frais de déplacements et missions (barème kilométrique, nuitées, repas…) ;
- Frais de personnel et consultants (entretien, secrétariat, expert-comptable…) ;
- Frais financiers et bancaires (compte pro, prêts professionnels…) ;
- Frais liés à la formation (séminaires, formations certifiantes, abonnements mensuels de formation en ligne…)
Peut-on passer des frais mixtes (pro/perso) sur une société ?
Les frais mixtes sont à déduire, pour la seule partie des frais professionnels. Concrètement, voici deux exemples : vous utilisez votre téléphone à des fins pro et perso. Vous devez d’abord déterminer un quote-part pour savoir le pourcentage d’usage pro ou perso. Par exemple, 70 % pro et 30 % perso pour le téléphone. Si votre abonnement annuel est de 180 €, vous pouvez déduire 70 % de ce montant, soit 126 €.
Quelles erreurs éviter lorsqu’on passe des frais ?
Les indépendants commettent souvent les mêmes erreurs :
- Confusion entre finances pros et persos (on ne paie pas le resto ou les courses avec le compte pro) ;
- Ne pas conserver les justificatifs (reçu de CB, facture, ticket de péage…) : toute dépense non justifiée peut être rejetée ;
- Déduire des dépenses non conformes : les dépenses somptuaires ou frais de bouche réglés par la société alors qu’ils n’ont pas d’intérêt professionnel avéré sont rejetés par le fisc.
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