Quels frais peut-on passer sur une société ?
Être dirigeant de sa société, c’est pouvoir obtenir des déductions fiscales grâce à des frais professionnels. Mais est-ce si facile, comment ça marche et quelles sont les limites ? Hiway vous explique tout ce que vous devez savoir sur les frais déductibles en société.
- Les frais déductibles doivent obligatoirement être des frais professionnels intégrés à la comptabilité de la société. Ils doivent aussi être dépensés dans l’intérêt de la société.
- Charges fixes, déplacements, formation, compte pro, frais de consultant… Découvrez quels sont les frais professionnels.
- Chaque dépense professionnelle doit être justifiée par le dirigeant pour être déduite.
- Confondre finances pros et finances personnelles fait partie des erreurs les plus courantes, et les conséquences peuvent être graves au niveau fiscal pour votre société.
Qu’est-ce qu’un frais déductible pour une société ?
Définition et critères de déductibilité
Un frais déductible est une dépense professionnelle qui doit être intégrée à la comptabilité de l’entreprise. Elle peut être déduite du chiffre d’affaires afin d’obtenir une réduction de son impôt.
Les trois conditions légales de déduction
Pour qu’un frais soit déductible sur le plan fiscal, il doit remplir 3 conditions :
👉 Être dans l’intérêt de l’entreprise
👉 Être lié à son activité professionnelle
👉 Être justifiable vis à vis de l’administration
Distinction entre frais professionnels et dépenses personnelles
Même si c’est tentant de se payer un nouvel ordi pour la maison en le passant sur les frais de votre entreprise, c’est illégal ! Toute dépense doit être liée à votre vie professionnelle, y compris lorsque vous êtes le dirigeant de votre entreprise.
Les principaux frais déductibles pour une société
Frais de fonctionnement et charges fixes
On intègre dans cette partie les loyers (locaux ou véhicules pro), les assurances (Responsabilité civile professionnelle, couvertures spécifiques, assurance multirisques…) ou les prestations d’entretien pour les locaux.
Domicilier votre entreprise à domicile, bonne idée ? Si vous le faites à titre gratuit, il n’y a pas de conséquences fiscales. Si vous faites payer un loyer à votre entreprise, celui-ci est déductible.
Frais liés à l’activité
L’ordinateur, les abonnements logiciel, le matériel… Tous ces frais s’inscrivent dans le cadre de votre métier.
Pour bien comprendre quels frais peuvent être déduits de votre base imposable, optez pour un accompagnement comptable adapté avec Hiway. Hiway Compta, c’est une compta plus que bien gérée :
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Frais de déplacement et missions
La mobilité a un coût pour un professionnel. Si vous facturez vos déplacements à vos clients, ils sont aussi déductibles d’impôt. Retrouvez par ici le barème complet des frais kilométriques pour les professionnels en 2025.
Frais de personnel et consultants
Lorsque vous embauchez du personnel, vous pouvez déduire une partie du salaire, si la rémunération respecte les conditions suivantes : elle doit être réellement versée sans être excessive et le travail doit être effectif.
De même si vous sollicitez un prestataire extérieur pour développer ou gérer votre activité, vous pouvez compter ses honoraires lors de vos déductions (par exemple un avocat, un expert-comptable ou un consultant).
Frais financiers et bancaires
Les frais en lien avec votre compte pro ou un éventuel crédit contracté dans le cadre de votre activité professionnelle peuvent faire l’objet d’une déduction.
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Frais liés à la formation et développement
Tout professionnel doit suivre des formations pour se maintenir à un bon niveau d’expertise. Ainsi, des séminaires, formations certifiantes ou tout abonnement à des formations en lien avec l’activité pro sont aussi déductibles.
Les règles à respecter pour passer en frais de société
Justification et conservation des pièces
Tous vos documents servant à justifier vos déductions doivent être conservés car l’administration fiscale peut vous les demander.
Frais professionnels vs dépenses personnelles
Pour bien séparer vos frais pros de vos achats persos, utilisez un compte professionnel (ou un compte courant dédié à votre activité pro).
Citons un exemple concret : lors de vos courses perso, vous ajoutez à votre panier des stylos, du papier ou autres matériels et fournitures pour votre bureau. L’apparition de ce matériel à côté de vos carottes et de votre bouteille de vin va alerter le fisc. Ce dernier pourra alors refuser votre demande de déduction au prétexte que vous mélangez pro et perso.
TVA déductible sur les frais
Vous pouvez récupérer la TVA sur vos frais, à condition de respecter plusieurs critères :
- Les dépenses sont engagées dans l’intérêt de votre société ;
- Toute dépense doit être prouvée par une facture respectant les mentions légales des factures ;
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur.
Par exemple, dans le cadre d’un repas d’affaires avec un client ou un fournisseur, la TVA est déductible à hauteur de 50 % (sur présentation de justificatif). De même, un repas pris dans le cadre d’un déplacement pro éloigné du lieu de domicile ou du lieu d’activité, permet de déduire la TVA à hauteur de 50 %.
Limites et plafonds légaux selon type de dépense
Certaines charges ne sont pas prises en compte en raison de leur montant ou de leur nature. C’est le cas des charges dites somptuaires ou des cadeaux d’affaires offerts aux clients ou fournisseurs.
👉 Retrouvez par ici l’ensemble des charges professionnelles non déductibles en raison de leur montant.
Exemples pratiques de frais passés sur une société
Micro-entreprise / SASU / EURL / SARL
En micro-entreprise, vous ne pouvez pas passer de frais sur votre société. Pour les anticiper, vous devez donc les intégrer dans le prix de la prestation facturée à votre client.
Prenons un exemple concret : Vous avez le statut SASU ou le statut EURL ou SARL, et le mois écoulé, vous avez fait face à plusieurs dépenses pour votre entreprise. Voici lesquelles vous pouvez déduire :
- Des repas d’affaire ;
- Votre loyer mensuel ;
- Votre assurance pro ;
- Votre loyer leasing auto ;
- Vos abonnements divers (logiciels, plateformes, téléphonie, box internet, nom de domaine pour votre site web professionnel…) ;
- Vos factures d’honoraires de prestataires (communication, marketing, expert-comptable…) ;
- Vos frais kilométriques en voiture ou frais de transports en commun dans le cadre de déplacements pro.
Frais mixtes (usage professionnel et personnel)
Les frais mixtes, ce sont les dépenses professionnelles qui se mêlent aux dépenses perso. C’est par exemple, si vous dirigez une SARL et que vous avez un abonnement de téléphone qui sert aussi dans votre vie perso. Cela peut aussi être votre loyer, votre abonnement internet, votre assurance… Sachez qu’ils sont tout de même déductibles, à condition de déterminer deux quote-parts pour chaque frais.
👉 Exemple 1 : ordinateur portable qui a coûté 1 000 € à l’achat. Vous déterminez que son usage est à 30 % perso et 70 % pro pour votre SARL.
Si votre ordinateur vous coûte 1 000 € à l’achat, on considère que 70 % de cette valeur peut être déductible. Vous déclarez donc 700 € de frais professionnels sur l’achat de cet ordinateur.
👉 Exemple 2 : loyer (90 % perso / 10 % pro).
Sur 60 m2 habitables, un bureau de 15 m2 est utilisé pour votre activité indépendante.
Le ratio perso / pro est donc de 75 % / 25 %
Le loyer annuel est de 10 300 € avec 850 € d’électricité par an et 140 € d’assurance.
En frais mixtes, vous obtenez :
loyer 10 300 x 25 % = 2 575 €
Elec 850 x 25 % = 212,5 €
Assurance 140 x 25 % 35 €
Au total, vous obtenez 2 822 € de frais mixtes à déduire de votre base imposable.
Notes de frais et remboursement des dirigeants
Qu’il soit salarié ou non-salarié, le dirigeant peut tout à fait se faire rembourser des frais professionnels, dès lors qu’ils sont justifiés.
Erreurs fréquentes à éviter
Frais non justifiés ou mal documentés
Demander au fisc une déduction fiscale pour des frais, c’est un peu comme un salarié qui demande à son patron ou son N+1 une validation de sa note de frais : tout doit être justifiable sur le fond et la forme. Chaque dépense doit avoir un intérêt pour votre entreprise et un document prouvant qu’elle a eu lieu doit être conservé.
Confondre frais personnel et professionnel
Attention à ne pas mêler finances perso et pros, même lorsque c’est tentant… C’est un peu comme payer une tournée en afterwork avec la carte du compte commun : la confusion des genres a des conséquences !
👉 Vous faites vos courses perso avec la CB du compte pro : le fisc ne va pas aimer, vous risquez le redressement fiscal.
👉 Vous achetez des fournitures pro en faisant vos courses perso sans séparer la facture : vous perdez la possibilité de déduire ces achats pro.
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Déduction de dépenses non conformes
L’Etat français reste très vigilant pour contrôler les dépenses professionnelles à déduire. Ses agents font donc la chasse aux dépenses personnelles qui se retrouvent dans la compta de l’entreprise. Par exemple les loyers ou frais d’habitation perso, les dépenses privées, les frais de déplacement non justifiés professionnellement, les dépenses en relation avec la voiture perso ou les frais de restauration ou de réception à titre privé.
FAQ
Quels frais sont déductibles pour une société ?
Plusieurs types de frais professionnels sont déductibles en entreprise :
- Frais de fonctionnement et charges fixes (loyers, assurances, leasing auto…) ;
- Frais liés à l’activité (abonnements logiciel, nom de domaine, matériel…) ;
- Frais de déplacements et missions (barème kilométrique, nuitées, repas…) ;
- Frais de personnel et consultants (entretien, secrétariat, expert-comptable…) ;
- Frais financiers et bancaires (compte pro, prêts professionnels…) ;
- Frais liés à la formation (séminaires, formations certifiantes, abonnements mensuels de formation en ligne…)
Peut-on passer des frais mixtes (pro/perso) sur une société ?
Les frais mixtes sont à déduire, pour la seule partie des frais professionnels. Concrètement, voici deux exemples : vous utilisez votre téléphone à des fins pro et perso. Vous devez d’abord déterminer un quote-part pour savoir le pourcentage d’usage pro ou perso. Par exemple, 70 % pro et 30 % perso pour le téléphone. Si votre abonnement annuel est de 180 €, vous pouvez déduire 70 % de ce montant, soit 126 €.
Quelles erreurs éviter lorsqu’on passe des frais ?
Les indépendants commettent souvent les mêmes erreurs :
- Confusion entre finances pros et persos (on ne paie pas le resto ou les courses avec le compte pro) ;
- Ne pas conserver les justificatifs (reçu de CB, facture, ticket de péage…) : toute dépense non justifiée peut être rejetée ;
- Déduire des dépenses non conformes : les dépenses somptuaires ou frais de bouche réglés par la société alors qu’ils n’ont pas d’intérêt professionnel avéré sont rejetés par le fisc.
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