Relance facture impayée : comment procéder efficacement ?
La facture impayée est la grande hantise des freelances. Impactant négativement la trésorerie, elle peut vous irriter mentalement, mettre en danger votre modèle économique et dégrader la relation de confiance avec vos clients. Il est important de savoir qu’il existe des moyens pour prévenir ces impayés et des moyens pour obtenir le règlement de ces factures indues. Que dit la loi ? Comment relancer ses clients ou éviter que ces désagréments se répètent ? Quand procéder à l’envoi des lettres de rappel par courrier ? Comment anticiper les impayés tout en sécurisant votre trésorerie ? Toutes les réponses par ici 👇
En résumé :
- Une facture est considérée impayée si elle dépasse les délais légaux (30 jours, maximum 60 jours avec accord) ou contractuels.
- Avant toute relance, il faut vérifier les informations (numéro, dates, clauses) et s’assurer que le paiement n’a pas déjà été effectué.
- Les étapes de relance vont du rappel amiable par mail ou téléphone, à la lettre de relance, puis à la mise en demeure, avant d’éventuelles poursuites judiciaires.
- Des outils comme l’automatisation des relances, le recouvrement amiable ou judiciaire, et la gestion externalisée de la facturation permettent de gagner du temps.
- Pour prévenir les impayés, il est conseillé d’établir des clauses contractuelles, prévoir des acomptes ou échéanciers, appliquer des pénalités et choisir des clients fiables.
À partir de quand une facture est-elle considérée comme impayée ?
Attention, ne foncez pas tête baissée dès lors qu’une facture ne vous a pas été réglée le jour J… Il faut toujours de la mesure dans les relations professionnelles et commerciales… Découvrez ci-dessous comment déterminer quand une facture est impayée et quelle procédure respecter avant de relancer par courrier.
Délais de paiement légaux et contractuels
Le paiement d’une facture doit répondre à des délais légaux s’il n’existe pas d’accord entre les parties : selon l’article L441-10 du code de commerce, le délai de règlement entre deux entreprises est fixé à 30 jours à compter de date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation.
Les premières vérifications à faire avant de relancer
Avant de relancer votre client par courrier ou mail, assurez-vous d’être dans votre droit en vérifiant le numéro, la date d’envoi de la facture impayée ainsi que le délai convenu entre les deux parties (si vous avez inclus des clauses, sont-elles bien respectées ?). Vérifiez votre compte bancaire professionnel pour vous assurer de ne pas avoir manqué le paiement. En résumé, soyez très rigoureux car ce n’est pas très sérieux de relancer un client pour facture impayée alors qu’elle a bien été réglée… Et vous pouvez dégrader la relation de confiance.
Si vous ne souhaitez pas perdre de temps avec ce genre de vérification ou de relance et voulez être payé à temps tout en vous concentrant sur votre business, optez pour une gestion de la facturation avec Hiway. Facturation éclair et intelligente, suivi et trésorerie en temps réel, paiement en 48 h… Vous dormez plus tranquillement après une journée de travail !
Les différentes étapes de relance
Première relance amiable, lettres de relance, mise en demeure… De la version « soft » à l’implication juridique, découvrez quelles sont les étapes à respecter lors d’une facture impayée.
Relance amiable par mail ou téléphone
La première relance par envoi de courrier ou mail se fait avec courtoisie et a pour but de rappeler à votre client qu’il n’a pas honoré son engagement. Il s’agit simplement d’un rappel informel en cas d’oubli. Parfois, certaines entreprises communiquent mal entre services et la facture reste bloquée dans les limbes, de même qu’il est humain d’oublier de traiter une tâche comme l’est le paiement d’une facture. Il faut donc se manifester par mail ou téléphone afin de vous assurer que votre facture a bien été tenue en compte et qu’elle n’a pas été zappée. Pour l’envoi du courrier de rappel, précisez le numéro des factures concernées.
Lettre de relance écrite : comment bien la rédiger
Une première lettre de relance doit comporter certaines informations afin qu’elle soit la plus efficace possible :
- L’objet de la lettre ;
- La date de la facture ainsi que la date d’échéance ;
- Le numéro de la facture impayée ;
- Le montant.
Aussi, pensez à joindre en PJ la facture concernée car s’il s’agit d’un oubli ou d’un mail égaré, votre interlocuteur vous demandera probablement de lui renvoyer votre facture. Anticiper, c’est gagner du temps !
La mise en demeure et ses implications juridiques
Si les relances amiables ou officielles n’ont pas été suivies d’effet, vous devez prévenir votre interlocuteur que vous vous apprêtez à engager des poursuites judiciaires. En effet, vous êtes en droit de mettre en demeure l’entreprise qui ne paie pas sa facture. La justice vous aide ainsi à faire valoir votre requête.
Le rappel, la relance ou la mise en demeure sont des actions pénibles qui vous font perdre du temps. Cet impact négatif nuit au développement de votre activité. Choisissez un accompagnement en gestion de la comptabilité pour vous éviter ces moments fastidieux. Avec Hiway, vous bénéficiez d’une tenue de compta avec gestion des dépenses et facturation intelligente pour anticiper tout impayé.
Outils et conseils pour gérer les impayés
Avec l’expérience, vous arriverez à mieux gérer les impayés grâce à quelques outils et conseils que l’on vous donne par ici 👇
Modèle de relance de facture impayée
Première chose, préparez-vous un document modèle que vous utiliserez pour chaque relance de facture impayée. Vous n’aurez qu’à modifier les infos concernant la facture (numéro, date d’envoi, date d’échéance) en fonction du client à qui vous l’adresserez. Ainsi, vous gagnez du temps dans votre orga !
En voici un exemple :
Nom et prénom ou raison sociale
et adresse de votre entreprise
Nom et prénom ou raison sociale
et adresse du débiteur
Ville, date
Objet : lettre de relance pour facture impayée
Bonjour,
Je me permets de vous contacter au sujet de la facture ci jointe (Numéro XXYYZZ) émise le XX/YY/ZZZZ, d’un montant de XX € et qui est arrivée à échéance le XX/ZZ/YYYY.
Sauf erreur de ma/notre part, cette facture n’a pas encore été réglée. Si ce retard est issu d’un oubli, je vous invite à procéder au paiement et à régulariser votre situation dès que possible.
Si vous êtes confronté à des imprévus, n’hésitez pas à me/nous contacter par mail ou téléphone.
Merci d’avance pour votre retour,
Nom ou raison sociale de votre entreprise.
Votre signature
Suivi client et automatisation des relances
Il existe des outils de suivi client et d’automatisation des relances pour vous faire gagner du temps dans la gestion de la facturation. Vous pouvez ainsi voir en un clin d’œil où en sont vos paiements et votre niveau de relance pour chaque facture impayée. Vous pouvez aussi envoyer automatiquement ces lettres de relance en fonction d’un calendrier personnalisable pour chaque client. Si vous collaborez avec de nombreuses entreprises, ces services vous font gagner un temps très précieux car le suivi client peut être vraiment très long et fastidieux en fonction de votre activité.
Recours au recouvrement amiable ou judiciaire
Après la mise en demeure, vous pouvez recourir au recouvrement à l’amiable. Cela peut convaincre le client de régler sans pour autant engager la justice. Ce sont des cabinets de recouvrement qui se chargent d'effectuer la démarche auprès du débiteur, ce qui vous économise des démarches et de l’énergie.
Si cette procédure n’aboutit pas, il vous reste le recours judiciaire. Le recouvrement judiciaire vous permet d’obliger légalement votre débiteur à régler le montant dû via une injonction à payer, par exemple. Une fois le jugement acté, un huissier de justice, ou commissaire de justice, se charge de procéder au recouvrement auprès du débiteur qui n’a d’autre choix que de se plier à la décision de justice.
Que faire si la relance reste sans réponse ?
Si votre première relance et les suivantes restent sans réponse, vous devez envoyer une mise en demeure par le biais d’une lettre recommandée avec accusé de réception. C’est le préalable à une action judiciaire qui vous permettra de faire valoir vos droits. Avant d’engager des poursuites judiciaires, vous pouvez aussi tenter de faire intervenir un cabinet de recouvrement qui négocie à l’amiable le paiement de cette dette. Rappelez-vous que si vous ne souhaitez pas vous polluer avec ce genre de problèmes, une offre de services comme Hiway se charge de votre facturation, de son suivi et des relances à destination des débiteurs.
Prévenir les impayés pour l’avenir
Bien que le non-paiement de facture ne soit pas la routine du free (et heureusement !), il est important de prévenir ces cas de figure car ils posent de vrais problèmes organisationnels et peuvent mettre en danger votre business. Voici quelques pistes pour prévenir les factures impayées…
Clauses contractuelles à inclure
Vous pouvez rédiger des clauses contractuelles contraignant le débiteur à s’acquitter dans un laps de temps que vous jugez opportun pour vous et pour votre client. Ces clauses permettent d’incorporer un délai légal même si la loi française prévoit une date limite (généralement 60 jours après édition de la facture) en l’absence de clauses particulières (lire plus haut 👆).
Acompte, échéancier, pénalités de retard
Pour satisfaire vos clients qui manquent de liquidité, vous pouvez prévoir un échéancier afin d’étaler les paiements (certaines entreprises ajoutent des frais dans ce cas de figure, c’est à la discrétion de chacun). De même, l’acompte est un bon moyen de vous rassurer car vous percevez déjà une partie de la somme sur votre compte bancaire professionnel. Vous pouvez aussi inclure des pénalités de retard dans votre facture pour inciter les débiteurs à régler dans les délais.
Choisir les bons clients et poser un cadre clair
Le mieux pour éviter les factures impayées, c’est de travailler avec des clients de référence qui ont bonne réputation. Pour trouver des collaborations de qualité, tournez-vous vers les plateformes pour freelances qui assurent la liaison entre indépendants et entreprises. Renseignez-vous toujours auprès de votre cercle pro ou perso et cherchez des infos au sujet de la réputation d’une société avant de vous engager avec elle. Plus votre client a bonne réputation, plus vous êtes tranquille !
Aussi, c’est indispensable d’établir une relation de confiance avec vos clients tout en posant un cadre clair (contrat, délais, acomptes…). Votre objectif en tant que free, c’est d’être serein et de ne pas être pollué par des problèmes qui dépassent le cadre de vos missions.
FAQ
Combien de temps attendre avant de relancer une facture ?
Généralement, on relance une première fois à J+5 après la date d’échéance de règlement de la facture. L’usage veut ensuite que l’on procède à une seconde relance à 2 semaines de retard. Après 1 mois de retard, on procède à une 3e relance, préalable à une lettre de mise en demeure qui interviendra quelques semaines après. Ce « calendrier » reste théorique et le bon sens doit toujours l’emporter… tout dépend de votre relation de confiance avec votre client ainsi que de vos besoins en trésorerie. Si une de vos lettres de relance a trouvé réponse mais que le paiement ne se fait toujours pas, ouvrez une fenêtre de négociation avec votre interlocuteur pour bien comprendre les raisons de ce retard. Il vaut mieux éviter de se braquer rapidement, au risque de compromettre la relation de confiance et s’engager dans des poursuites judiciaires qui ne font plaisir à personne.
Quelle différence entre relance amiable et mise en demeure ?
La relance amiable peut être assimilée à un simple rappel en cas d’oubli. Il s’agit simplement de signifier à votre client de manière informelle (courrier, mail) qu’il n’a pas réglé ce qu’il vous doit. Par téléphone, c’est possible aussi mais il n’y aura pas de trace en cas de poursuites judiciaires. La mise en demeure intervient quant à elle après plusieurs relances. Elle incorpore des éléments de langage juridiques et revêt un caractère officiel. Cela a pour but de presser le paiement mais dans le même temps, il peut aussi braquer le client et ainsi éroder la relation de confiance établie entre les deux parties.
À quel moment faire appel à un huissier ou un service de recouvrement ?
L’huissier de justice, appelé aussi commissaire de justice, est un professionnel assermenté qui a pour but de procéder au recouvrement d’un impayé, à condition que la dette ne soit pas prescrite. L’huissier intervient quand les relances amiables n’ont pas abouti au paiement de la créance. Mais vous ne pouvez solliciter directement un huissier, il faut d’abord passer par un jugement légal qui ordonnera son intervention. A l’inverse, le service de recouvrement ne passe pas par l’étape judiciaire et tout se fait à l’amiable. Le cabinet de recouvrement vous permet de ne pas perdre de temps après vos premières relances infructueuses : c’est lui qui se charge de négocier le paiement de la facture avec votre client. Si la procédure ne fonctionne toujours pas, vous avez alors la possibilité d’aller en justice.
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