Comptabilité pour médecin libéral : ce qu’il faut savoir pour bien démarrer
Vous êtes médecin et vous souhaitez vous installer en tant que libéral ? Retrouvez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la comptabilité pour médecin libéral : régime, obligations comptables, type de comptabilité, outils et services dispos, erreurs à éviter… Vous allez tout comprendre à la comptabilité pour médecins libéraux !
En résumé :
- Les médecins libéraux relèvent du régime BNC, avec deux options fiscales : micro-BNC (CA < 77 700 €) ou déclaration contrôlée (CA > 77 700 €).
- Ils doivent tenir un livre-journal, un registre des immobilisations et conserver toutes les pièces justificatives.
- La comptabilité est en trésorerie par défaut, mais l’engagement est possible pour plus de précision.
- Outils : tableur, logiciels spécialisés (Indy, Dougs) ou accompagnement expert-comptable, recommandé dès un certain volume d’activité.
- Erreurs fréquentes à éviter : mauvaise déclaration du CA, oubli des dépenses déductibles, mauvais suivi des cotisations sociales et retraites.
Quel régime comptable pour un médecin libéral ?
BNC : régime majoritaire en profession libérale
Les médecins libéraux sont imposés à l’impôt sur le revenu (IR). Ils déclarent leurs revenus en régime BNC, c'est-à-dire en bénéfices non commerciaux.
Régime micro-BNC ou déclaration contrôlée
En BNC, on distingue deux types de déclarations fiscales, en lien avec les revenus générés :
👉Régime micro-BNC : si le CA annuel est inférieur à 77 700 €
👉Régime de la déclaration contrôlée : si le CA annuel est supérieur à 77 700 €
La différence réside dans la simplification de la compta : en micro BNC, la décla fiscale est allégée et l’IR calculée sur vos recettes brutes, sans possibilité de déduire vos frais. En revanche, en déclaration contrôlée, vous pouvez déduire vos frais mais vos obligations comptables sont plus lourdes !
Cas particulier : SELARL, SELAS ou société d’exercice
De plus en plus de médecins libéraux s’associent en Société d’exercice libéral (SELARL ou SELAS) pour gérer leur cabinet médical. Dans les deux cas, les associés sont assujettis à l’impôt sur les sociétés (IS).
Quelles sont les obligations comptables du médecin libéral ?
Tenue du livre-journal et registre des immobilisations
Le livre-journal est un document obligatoire pour les libéraux en BNC. Ce document doit comporter une liste de toutes les recettes et dépenses effectuées le temps de l’exercice fiscal. Le nom du client, la date et le montant de chaque entrée ou sortie doivent figurer dans le livre-journal.
Les libéraux doivent aussi tenir un registre des immobilisations (tout bien physique, incorporel ou financier détenu par la société) qui comporte les infos suivantes :
- Date d’acquisition ou de création ;
- Nature de l’immobilisation ;
- Prix et date de cession ;
- Détail de l'amortissement.
Conservation des pièces justificatives
Comme la loi l’exige, vous devez conserver et archiver chaque pièce justificative ou document en rapport avec votre activité : factures délivrées aux patients, achats professionnels, loyers…
Déclarations fiscales : 2035, DAS2, etc.
Comme vous l’avez compris dans la première partie de cet article, vous avez le choix entre plusieurs options selon votre régime (micro-BNC, régime réel 2035 ou passage en SEL)...
Si vous avez un doute, l’expertise d’Hiway vous aide à savoir ce qui vous convient le mieux au moment de votre installation dans votre cabinet médical !
Par ailleurs, en tant qu’indépendant, vous devez remplir la décla DAS 2 si vous versez des honoraires à des tiers (prestataires, avocats…).
Comptabilité de trésorerie ou d’engagement ?
Selon votre régime fiscal, vous devez choisir entre une comptabilité de trésorerie ou d’engagement pour votre cabinet. La comptabilité d’engagement enregistre une opération financière dès son engagement et ce, même si elle n’a pas encore été effectuée. Par exemple, une facture émise mais non payée est comptabilisée. A l'inverse, une comptabilité de trésorerie enregistre les opérations uniquement si elles apparaissent sur les comptes de votre entreprise.
Explications 👇
Trésorerie obligatoire en BNC
Avec le régime de la déclaration contrôlée, c’est la comptabilité de trésorerie qui s’applique par défaut pour l’entreprise. Mais vous pouvez tout aussi bien tenir une compta d’engagement si vous le souhaitez.
Distinction entre encaissement/décaissement vs facturation
Si vous choisissez une comptabilité d’engagement, vous devrez faire attention à la distinction entre les encaissements et décaissements par rapport à la facturation. Les encaissements représentent tout type d’entrée d’argent (vente, apport en capital, prêt…) et les décaissements tout type de sortie d’argent (prestation de services, remboursement, taxes, impôts…).
Les facturations, quant à elles, concernent les demandes de paiement. En comptabilité d’engagement, la facturation est considérée comme une entrée d’argent même si le paiement n’a pas encore été effectué.
Quels outils et services pour gérer sa comptabilité de médecin libéral ?
Tableur, logiciel comptable ou expert-comptable ?
Il n’est pas obligatoire en tant que médecin de faire appel à un expert-comptable pour la gestion de son cabinet. Les plus courageux effectuent toute leur compta d’entreprise manuellement à l’aide de tableurs et d’outils (logiciel comptable par exemple).
Seulement, faire soi-même sa comptabilité en tant que libéral c’est au mieux un gain d’argent et une satisfaction perso d’avoir relevé un gros défi. Mais ce sont surtout de gros tracas :
- Un mal de tête garanti face à la complexité des démarches en tant que non professionnel de la compta 🤕 (d’accord vous pouvez vous soigner en tant que médecin mais tout de même…) ;
- Moins de temps à consacrer à votre patientèle, votre cabinet, votre formation ou à votre vie perso ⏳
- Une patientèle qui boude votre cabinet car vous manquez de dispo 👋
- Un risque de mal faire votre compta et vous faire rappeler à l’ordre par l’administration fiscale 🚨
Pour éviter tous ces problèmes, on vous recommande un accompagnement expert comptable sur mesure avec Hiway, spécialiste des problématiques des libéraux : gestion sous contrôle, optimisation des revenus, sécurisation de la trésorerie, tenue de comptabilité… Vous partez sereinement en consultation car l’expertise d’Hiway s’occupe de tout !
Avantages d’un accompagnement dédié santé
Bénéficier d’un accompagnement expert comptable c’est bien, mais bénéficier d’un accompagnement pour médecin libéral, c’est encore mieux. App simplifiée, gestion comptable, développement de l’activité libérale, équipe de professionnels en illimitée pour communiquer, conseil patrimonial pour optimiser les revenus de votre cabinet… Avec son offre tout inclus, Hiway prend soin des médecins libéraux !
Focus sur les solutions spécialisées pour professions médicales
Il existe de nombreuses solutions de comptabilité spécialisées pour les professions médicales. Des entreprises comme Indy ou Dougs proposent des outils spécialisés pour accompagner les médecins dans leur compta.
Faut-il faire appel à un expert-comptable ?
Recommandé à partir d’un certain volume d’activité
On l’a dit, le médecin libéral n’a pas l’obligation de faire appel à une expertise comptable pour la gestion du cabinet. En revanche, à partir du moment où vous dépassez 77 700 € de CA par an, vous basculez en régime de la déclaration contrôlée et la compta se corse ! C’est donc le volume d’activités qui va conditionner l’appel ou non à un comptable… Mais aussi votre statut ! Si vous optez pour une association en société (SELARL ou SELAS), vous n’aurez pas le choix, il vous faudra un expert-comptable.
Gain de temps, conformité et conseils personnalisés
C’est important de savoir s’entourer de conseils de professionnels qui vont pouvoir vous faire gagner du temps tout en vous mettant en conformité avec la loi. Avec Hiway, offrez-vous un suivi comptable taillé sur mesure pour les indépendants libéraux. Grâce à cet accompagnement, vous bénéficiez de conseils personnalisés vous permettant de choisir le meilleur statut pour une optimisation de vos revenus.
Cas particuliers et erreurs fréquentes à éviter
Pour conclure cet article et vous montrer l’importance d’une expertise comptable en tant que médecin libéral, découvrez quelles sont les erreurs les plus courantes dans la gestion comptable…
Mauvaise déclaration du chiffre d’affaires
De nombreux médecins libéraux font la même erreur : ils déclarent un mauvais CA à l’Urssaf ce qui provoque une erreur dans les cotisations à payer. A la fin de l’exercice fiscal, l’Urssaf ou l’administration fiscale sanctionnent ces erreurs. De même, l’échéance fiscale est parfois dépassée, ce qui entraîne aussi des sanctions.
Négligence des dépenses déductibles
Si vous êtes sous le régime de la déclaration contrôlée, vous pouvez déduire certaines dépenses de votre déclaration fiscale afin de faire baisser votre base imposable. Sans un bon accompagnement et une bonne expertise comptable venant de professionnels, vous pouvez passer à côté de certaines possibilités.
Mauvais suivi des cotisations URSSAF ou retraite (CARMF)
Anticiper les cotisations sociales, les prélèvements retraite ou les impôts, c’est primordial en tant que libéral. Beaucoup de médecins libéraux négligent cet aspect et se retrouvent à court de trésorerie au moment de devoir payer ces cotisations.
FAQ
Dois-je choisir le régime micro-BNC ou déclaration contrôlée ?
Vous n’avez pas à choisir au moment de créer votre entreprise car ce sont vos revenus qui vous font basculer vers un régime ou l’autre. En effet, si votre CA annuel est inférieur à 77 700 €, vous déclarez en micro-BNC. Si au contraire, votre CA annuel est supérieur à 77 770 €, alors vous déclarez sous le régime de la déclaration contrôlée. Vous pouvez vous aider d’un expert-comptable pour estimer vos charges et votre plafond de rémunération afin de savoir à partir de quel montant vous basculerez d’un régime à un autre.
Dois-je avoir un expert-comptable en tant que médecin libéral ?
Le médecin libéral n’est pas obligé de faire appel à un expert comptable car il peut lui-même assurer sa tenue de comptabilité. En revanche, il est fortement recommandé de se faire accompagner pour éviter les mauvaises surprises (amendes, redressement fiscal), gagner du temps et mieux optimiser vos revenus (conseil, bonnes décisions).
Puis-je déduire mon matériel médical ?
Si vous êtes sous le régime de la déclaration contrôlée, il est possible de déduire du matériel médical de votre déclaration fiscale. Pour cela, il faut justifier l’usage professionnel de ce matériel et prouver son acquisition par une facture ou un document justificatif.
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