Quelles sont les obligations comptables d’une SASU ?
La SASU est l’une des formes juridiques qui permettent de travailler en freelance. Comme toute société commerciale, elle doit remplir un certain nombre d’obligations comptables. Quelles sont-elles ? Quelles sont les échéances à ne pas manquer ? Quelles solutions existent pour gérer sa comptabilité et rester en conformité ? Hiway vous dit tout.
Qu’est-ce qu’une SASU ?
Fonctionnement juridique
La SASU est la déclinaison unipersonnelle de la SAS (société par actions simplifiée). Elle est fondée par un associé unique et dirigée par un président, qui peut être la même personne. Ce président peut toucher une rémunération pour son mandat social, auquel cas son régime social est celui des assimilés salariés.
Fonctionnement fiscal
D’un point de vue fiscal, la SASU est par défaut assujettie à l’IS (impôt sur les sociétés). Elle peut cependant demander une option pour l’IR (impôt sur les revenus) si moins de 5 ans se sont écoulés depuis sa création.
Le fonctionnement fiscal de la SASU dépend du mode d’imposition (IS ou IR) ainsi que du type de bénéfices réalisés : BIC (bénéfices industriels et commerciaux) ou BNC (bénéfices non commerciaux). Ainsi :
- Toutes les SASU imposées à l’IS relèvent du régime réel.
- Les SASU imposées à l’IR qui réalisent des BIC relèvent également du régime réel.
- Les SASU imposées à l’IR et qui réalisent des BNC relèvent du régime de la déclaration contrôlée.
De plus, on distingue :
- Le réel simplifié est réservé aux entreprises qui réalisent un chiffre d’affaires inférieur à 840 000 € pour les activités de commerce et de fourniture de logement, ou inférieur à 254 000 € pour les prestations de services.
Le réel normal s’applique par défaut quand le CA dépasse ces seuils. Il peut également s’appliquer sur option aux entreprises qui en font la demande.
Fiscalité des SASU : tableau récapitulatif
Les obligations de la SASU varient selon son régime fiscal, bien qu’il existe une base commune. Voici un récapitulatif pour y voir plus clair :
BIC | BNC | |
|---|---|---|
IS (régime par défaut) | Régime réel :
| Régime réel :
|
IR | Régime réel :
| Déclaration contrôlée |
Différences avec auto-entreprise ou EURL
SASU, EURL, micro-entreprise : tous ces statuts permettent d’exercer une activité indépendante à son compte. Cependant, chacun a des caractéristiques bien spécifiques et choisir l’un ou l’autre n’est pas sans conséquence, d’où l’intérêt de solliciter un accompagnement à la création d’entreprise avant de se lancer.
Les principales spécificités de la SASU sont :
- son régime fiscal, puisqu’elle est assujettie par défaut à l’IS, et non à l’IR comme la micro-entreprise et l’EURL ;
le régime social de son président, qui est assimilé salarié, alors que le micro-entrepreneur et le gérant d’EURL sont des TNS (travailleur non salarié).
Les obligations comptables de base en SASU
Tenue d’une comptabilité régulière et sincère
Comme toute société, la SASU doit garantir la transparence de son activité en tenant une comptabilité régulière. Pour cela, elle peut s’appuyer sur les services d’un expert-comptable SASU, d’un logiciel spécialisé ou d’une solution d’accompagnement tout-en-un comme Hiway.
En fonction de son régime fiscal, sa comptabilité est plus ou moins complexe :
- Au régime de la déclaration contrôlée ou au régime réel simplifié, elle doit tenir une comptabilité de trésorerie. Cela signifie qu’au cours de l’exercice, elle doit simplement enregistrer les encaissements et décaissements. À la clôture, elle recense les créances qui n’ont pas encore été encaissées et les dettes qui n’ont pas été payées.
Au régime réel normal, la société doit tenir une comptabilité d’engagement : les dettes et les créances sont enregistrées tout au long de l’exercice.
Facturation
Les SASU doivent tenir une facturation. Elles doivent établir une facture conforme aux exigences légales pour chaque vente qu’elles réalisent, et consigner des factures fournisseurs pour chacun de leurs achats. La facturation doit demeurer à jour, ce qui demande un suivi régulier et rigoureux, pour lequel une solution comptable SASU peut s’avérer précieuse.
Conservation des pièces justificatives
Toute écriture comptable doit être justifiée par une ou plusieurs pièces : facture client ou fournisseur, bons de commande, de livraison ou de réception… Chaque justificatif porte un numéro de référence qui est consigné dans les registres comptables. Les sociétés doivent conserver les justificatifs pendant 10 ans à compter de la date d’émission.
Registres comptables obligatoires
Pour être en conformité, la SASU doit tenir différents registres qui reflètent son activité. Comme les justificatifs, ces documents doivent être conservés pendant 10 ans.
Journal comptable
Le livre-journal est un registre dans lequel tous les flux de trésorerie sont consignés jour après jour. En d’autres termes, c’est une liste chronologique de toutes les entrées et sorties d’argent qui affectent le patrimoine de la société. Il est obligatoire pour les SASU quel que soit leur régime fiscal.
Selon la complexité de l’activité, on peut faire le choix de décliner ce document un plusieurs journaux auxiliaires distincts, par exemple :
- un journal des achats ;
- un journal des ventes ;
- un journal de caisse (pour les opérations en espèce)
etc.
Grand livre
Le grand livre est complémentaire du livre-journal. Il reprend les écritures qui y figurent en les ventilant selon le plan comptable. En d’autres termes, il affecte chaque opération au compte du plan comptable correspondant. Cela permet de catégoriser les mouvements d’argent, et donc d’avoir une autre perspective sur l’activité économique de la SASU.
Ce registre est obligatoire pour les SASU au régime réel d’imposition, mais n’est pas exigé des professionnels qui relèvent du régime de la déclaration contrôlée.
Pour chaque compte, le grand livre doit faire figurer :
- le solde au début de la période ;
- l’ensemble des débits et crédits au cours de la période, dans l’ordre chronologique ;
- le solde à la fin de la période.
Livre d’inventaire
Auparavant obligatoire pour les commerçants, la production d’un livre d’inventaire n’est plus d’actualité depuis le 1er janvier 2016. Cependant, ceux-ci doivent toujours procéder à un inventaire annuel à la date de clôture de l'exercice.
Registre des immobilisations et des amortissements
Les SASU au régime de la déclaration contrôlée doivent tenir un registre des immobilisations et des amortissements recensant chaque actif utilisé par le professionnel ainsi que le montant des amortissements pratiqués.
Comptes annuels à produire chaque année
Le président de SASU a l’obligation de produire et déposer chaque année des comptes annuels, composés d’un bilan comptable, d’un compte de résultat et, dans certains cas, d’une annexe légale.
Les petites ou moyennes entreprises peuvent opter pour une présentation simplifiée des comptes annuels. Pour cela, elles doivent respecter deux des trois critères suivants :
- total du bilan n’excédant pas 25 millions € ;
- CA n’excédant pas 50 millions € ;
- nombre moyen de salariés employés dans l’année égal au plus à 250.
Bilan comptable
Ce document fonctionne comme une photographie du patrimoine de la SASU à un moment précis : celui de la clôture de l’exercice. Il recense tous les actifs (ce que l’entreprise possède) et les passifs (ce qu’elle doit).
Il prend la forme d’un tableau à quatre entrées :
- actif immobilisé ;
- actif circulant ;
- dettes à long terme ;
- dettes à court terme.
Compte de résultat
Le compte de résultat permet de déterminer si la SASU a réalisé un bénéfice ou été déficitaire au cours de l’exercice. Pour cela, il recense toutes les charges (décaissements) et les produits (encaissements). La différence entre ces deux masses correspond au résultat.
Annexe comptable
L’annexe légale est un document destiné à apporter des informations complémentaires pour faciliter la compréhension du compte de résultat et du bilan.
Certaines SASU peuvent bénéficier d’aménagements :
- Elles sont dispensées de produire ce document si elles respectent deux des trois seuils suivants : total bilan ≤ 450 000 € ; CA HT ≤ 900 000 € ; nombre moyen de salariés ≤ 10.
- Elles peuvent produire une version abrégée si elles sont au régime réel simplifié d’imposition.
- Elles peuvent produire une version simplifiée si elles respectent deux des trois seuils suivants : total bilan ≤ 7,5 millions € ; CA HT ≤ 15 millions € ; nombre moyen de salariés ≤ 50.
Dépôt des comptes au greffe
Comme toute société commerciale, la SASU a l’obligation de déposer ses comptes annuels auprès du greffe du tribunal de commerce. Le président est responsable de cette démarche, qui est gratuite. Elle peut s’effectuer en ligne, via le site du guichet unique de formalités des entreprises géré par l’Inpi, ou en version papier.
Approbation des comptes et affectation du résultat
Avant d’être déposés, les comptes doivent être approuvés par le ou les associé(s) dans un délai de 6 mois après la clôture de l’exercice. Dans le cas d’une SASU, si le président est aussi l’associé unique, l’administration considère que le dépôt vaut approbation.
L’associé unique de la SASU doit également se prononcer sur l’affectation du résultat, par exemple en affectant les bénéfices aux réserves de la société ou en se versant des dividendes. Sa décision doit être consignée dans un PV.
Délai légal à respecter
La SASU doit déposer ses comptes annuels au greffe du tribunal de commerce dans le mois qui suit leur approbation. Si la démarche se fait en ligne, ce délai est porté à 2 mois.
Comme l’associé dispose de 6 mois pour approuver les comptes, le dépôt doit être effectué au plus tard 8 mois après la clôture de l’exercice par voie dématérialisée (ou 7 mois pour une version papier).
Publication ou confidentialité optionnelle
Pour garantir la transparence de la vie économique, les comptes annuels des sociétés sont en principe rendus publics. Cependant, il existe des exceptions pour les plus petites structures, qui peuvent demander une confidentialité partielle ou totale.
Plus précisément :
- La confidentialité totale est possible pour les TPE (très petites entreprises) qui, à la clôture du dernier exercice, ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 450 000 € de total bilan, 900 000 € de CA et 10 salariés.
- Le compte de résultat peut rester confidentiel sur demande pour les PME (petites et moyennes entreprises) qui ne dépassent pas deux des trois seuils suivants : 25 millions € de total bilan, 50 millions € de CA et 250 salariés.
Obligations fiscales et sociales liées à la comptabilité
Déclarations de TVA
Comme toute entreprise, une SASU est assujettie à la TVA et devient redevable au-dessus d’un certain seuil de chiffre d’affaires. Elle doit dès lors collecter cette taxe auprès de ses clients et la reverser à l’État en effectuant des déclarations régulières. Elle peut en contrepartie récupérer la TVA dont elle s’est elle-même acquittée.
La fréquence déclarative varie en fonction du régime de TVA. Il existe trois régimes différents :
- la franchise en base de TVA : l’entreprise n’est pas redevable de la taxe et n’a aucune déclaration à effectuer ;
- le régime réel simplifié : la société doit effectuer une déclaration annuelle de régularisation de la TVA et régler deux acomptes provisionnels en juillet et en décembre, puis l’éventuel solde ;
le régime réel normal : la taxe est déclarée et payée chaque mois (ou chaque trimestre si le montant annuel dû est inférieur à 4000 €).
Impôt sur les sociétés ou IR
Toutes les SASU doivent déclarer annuellement leur résultat à l’administration fiscale afin que le montant de leur IS ou de leur IR puisse être calculé et prélevé. La référence des déclarations à remplir varie selon le régime.
Les documents à transmettre pour les SASU à l’IS sont les suivants :
- au régime normal : formulaire n°2065-SD et liasse fiscale n°2050 à 2059-G ;
- au régime simplifié : formulaire n°2065-SD et tableaux annexes n°2033-A à 2033-G.
Pour les SASU à l’IR, les déclarations à compléter sont les suivantes :
- si elles réalisent des BIC : formulaire n°2031-SD + annexes n°2033-A à 2033-G au régime réel simplifié, ou n°2050 à 2059-G au régime réel normal ;
- si elles réalisent des BNC : formulaire n°2035-SD + annexes n°2035-A, AS, B, E, F et G.
Cotisations sociales du président
La rémunération du président doit être déclarée à l’Urssaf pour permettre le calcul et le paiement des cotisations sociales. Cette déclaration sociale nominative (DSN) est à effectuer en ligne, depuis l’espace employeur de l’entreprise sur le site de l’Urssaf. Elle sert de base au calcul des cotisations patronales et salariales qui seront prélevées. La DSN et le paiement doivent intervenir au plus tard le 15 du mois qui suit la période de rémunération concernée.
Qui peut gérer la comptabilité d’une SASU ?
Gérer la comptabilité d’une SASU est une tâche chronophage et qui demande des connaissances pointues. Il peut donc être utile de faire appel à une expertise extérieure pour éviter les erreurs. Entre accompagnement humain et technologie, voyons quelles sont les options possibles.
Tenue en interne vs expert-comptable
D’un point de vue légal, un freelance en SASU peut tenir sa comptabilité seul. Le recours à un expert-comptable n’est pas obligatoire. Cependant, à moins d’être soi-même un spécialiste et d’être prêt à consacrer beaucoup de temps à la gestion administrative, il peut être plus prudent et efficace de s’appuyer sur un professionnel du chiffre.
Cette mission peut être confiée à un expert-comptable assermenté. Celui-ci se chargera d’établir les états financiers de l’entreprise et pourra effectuer les déclarations sociales et préparer les échéances fiscales. Dans certains cas, il pourra également proposer des conseils stratégiques pour piloter efficacement la SASU.
Notons toutefois que l’expert-comptable ne peut pas prendre en charge l’ensemble des tâches administratives liées à la comptabilité. Le président de la SASU doit continuer d’effectuer certaines missions, comme le suivi de la facturation, à l’aide d'outils adaptés.
Logiciels comptables compatibles (et loi anti-fraude)
Nettement moins coûteux qu’un expert-comptable, les logiciels de comptabilité sont un outil précieux pour les présidents de SASU qui souhaitent gérer eux-mêmes leur comptabilité. Ils peuvent aussi permettre d’automatiser certaines tâches comme la saisie ou le rapprochement bancaire afin de faciliter la collaboration avec un prestataire externe.
Cette solution présente cependant quelques limites. Utilisé seul, le logiciel ne met pas le président de SASU à l’abri des erreurs et oublis, et ne lui permet pas de bénéficier de conseils personnalisés. En l’associant aux services d’un cabinet d’expertise comptable, les coûts deviennent rapidement très conséquents.
Allier accompagnement humain et technologie avec Hiway
Hiway rend la gestion comptable d’une SASU plus simple, plus fluide et plus rentable en associant efficacement l’humain et la technologie. La plateforme connecte des outils de facturation et un compte pro intégré pour automatiser les tâches fastidieuses de pré-comptabilité. En parallèle, Hiway Compta, cabinet d'expertise-comptable inscrit à l’Ordre des Experts-Comptables, se charge de tenir une comptabilité rigoureuse et de produire tous les documents exigibles d’une SASU. Un accompagnement stratégique est également proposé pour optimiser le pilotage financier de la société.
Les sanctions en cas de non-respect des obligations comptables
Amendes et pénalités fiscales
En cas de manquement à ses obligations (défaut de dépôt, irrégularité…), une SASU s'expose à diverses sanctions financières. Par exemple, le non-dépôt des comptes annuels peut être sanctionné par une amende de 1500 €, portée à 3000 € en cas de récidive. La SASU peut également faire l’objet de pénalités en cas de retard ou d’omission dans les déclarations fiscales.
Risques d'audit et de contrôle fiscal
Les irrégularités et l'absence de transparence comptable peuvent déclencher des audits fiscaux, susceptibles de révéler d'autres anomalies et d'entraîner des redressements fiscaux. En cas de fraude avérée ou de négligence grave, le dirigeant de la SASU peut être tenu personnellement responsable, avec des sanctions civiles (dommages et intérêts) ou pénales (amendes, voire peines d'emprisonnement).
Pour conclure, la gestion d’une SASU s’accompagne d’obligations comptables assez conséquentes, pour lesquelles le freelance doit généralement solliciter une expertise spécialisée. Une solution d'accompagnement à 360° comme Hiway permet de garantir une gestion administrative conforme, tout en bénéficiant de conseils stratégiques avisés pour piloter au mieux sa société et optimiser ses revenus.
FAQ
Quelles sont les obligations comptables d'une SASU ?
Une SASU doit tenir une comptabilité régulière et transparente, s’appuyant notamment sur l’établissement de factures, la conservation des justificatifs et la production de registres (livre-journal, grand livre). Elle a également l’obligation d’établir des comptes annuels et de les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
Est-il obligatoire pour une SASU de tenir une comptabilité ?
Oui ! Sa complexité varie toutefois selon le régime fiscal de la société : comptabilité d’engagement au régime réel normal, comptabilité de trésorerie au réel simplifié ou au régime de la déclaration contrôlée.
Doit-on faire certifier les comptes d'une SASU par un commissaire aux comptes ?
La SASU ne doit faire certifier ses comptes par un CAC (commissaire aux comptes) que lorsqu’elle dépasse deux des trois seuils suivants : 5 millions € de total bilan, 10 millions € de CA HT, 50 salariés. En pratique, il est donc extrêmement rare qu’un freelance en SASU doive faire appel à un CAC.
Quels documents comptables doivent être remis lors de la clôture des comptes d'une SASU ?
À chaque clôture d’exercice, la SASU doit produire, approuver et déposer des comptes annuels comprenant un bilan comptable, un compte de résultat et, dans certains cas, une annexe légale. Elle est dispensée de produire une annexe si elle respecte deux des trois seuils suivants : total bilan ≤ 450 000 € ; CA HT ≤ 900 000 € ; nombre moyen de salariés ≤ 10.
Quelles sont les sanctions en cas de non-respect des obligations comptables pour une SASU ?
En cas de manquement à ses obligations (retard, oubli, irrégularité…), la société s’expose à différentes sanctions financières, telles que des pénalités de retard ou des amendes pour non-dépôt. En cas de fraude ou de manquement grave, la responsabilité du président peut être engagée.
En moyenne, les freelances Hiway gagnent 7100 € nets / mois avant IR
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