C’est parti pour un tour d’horizon des obligations comptables des freelances, et des meilleures manières de les remplir !
Les obligations comptables en freelance selon le statut
Sous le terme “freelance” se cachent des statuts juridiques très différents, qui s’accompagnent d’obligations bien spécifiques.
🔍 Pour rappel, il est possible d’exercer une activité indépendante :
- En EI (entreprise individuelle), une forme où le freelance et son entreprise sont une seule et même personnalité juridique. L’EI englobe le statut de la micro-entreprise, qui permet de bénéficier d’allègements sociaux, comptables et fiscaux sous conditions de chiffre d’affaires.
- En société, avec deux formes juridiques possibles : la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle) ou l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée).
Voyons les obligations comptables associées à ces différents statuts.
Micro-entreprise
La micro-entreprise est une EI qui bénéficie d’allègements comptables, fiscaux et sociaux. Pour bénéficier de ce statut particulier, il faut avoir un chiffre d’affaires hors taxe inférieur à un certain seuil, actuellement fixé à 77 700 € pour les prestations de services.
Les obligations comptables des professions libérales en micro-entreprise sont simples. Le seul document comptable qu’elles sont tenues de produire est un livre des recettes, c’est-à-dire un tableau où tous les encaissements sont enregistrés dans l’ordre chronologique.
💡 Bon à savoir : comme elle s’accompagne d’obligations comptables réduites, la micro-entreprise est souvent séduisante lorsque l’on démarre en freelance. Mais il faut garder à l’esprit que le plafond pour bénéficier du statut est très limitant lorsque l’on travaille dans un secteur dynamique comme la tech. De plus, la simplicité de la gestion d’une micro-entreprise et son côté avantageux sont à relativiser : tu dois par exemple gérer les seuils de dépassement du plafond pour la TVA, tu ne peux pas passer tes charges professionnelles…
EI au régime de la déclaration contrôlée
Lorsqu’un micro-entrepreneur dépasse le plafond de chiffre d’affaires qui permet de bénéficier du statut, ses obligations changent. Son EI n’est plus éligible aux régimes micro-social et micro-fiscal. S’il réalise des bénéfices non commerciaux (BNC), comme c’est le cas des professions libérales, il passe sous le régime de la déclaration contrôlée.
Les entreprises au régime de la déclaration contrôlée (par exemple les freelances de la tech en EI) doivent tenir une comptabilité de trésorerie. Le principe ? Comptabiliser les factures lorsqu’elles sont effectivement encaissées, et les dépenses lorsqu’elles sont payées.
En pratique, cela implique qu’elles doivent produire :
- un livre-journal des recettes et dépenses qui enregistre chronologiquement les mouvements,
- un registre des immobilisations et des amortissements.
Elles ne sont pas tenues de déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce.
💡 Bon à savoir : une fois qu’elle n’est plus éligible au régime micro, l’entreprise individuelle n’est généralement pas le statut le plus intéressant d’un point de vue financier pour les freelances qui réalisent des BNC. Si ton CA HT dépasse 77 700 € par an, tu auras sans doute intérêt à opter pour une société. Parle-en avec les coachs Hiway !
Société (SASU ou EURL)
Les SASU et les EURL sont des sociétés commerciales aux obligations comptables plus importantes. Elles doivent tenir une comptabilité régulière, produire différents livres comptables et déposer leurs comptes annuels.
Tenue de la comptabilité
Comme toute société, les EURL et les SASU doivent tenir une comptabilité régulière, selon des modalités qui dépendent de leur régime fiscal.
🔍 Les EURL et SASU peuvent relever de différents régimes :
- Si elles sont assujetties à l’IR (automatique pour les EURL, possible sur option pendant 5 ans pour les SASU) → elles sont considérées comme des sociétés de personnes et relèvent du régime de la déclaration contrôlée lorsqu’elles réalisent des BNC.
- Si elles sont assujetties à l’IS (automatique pour les SASU, possible sur option pour les EURL) → elles relèvent du régime réel simplifié (en cas de CA < à 254 000 € HT pour les activités de service) ou du régime réel normal (CA > 254 000 € HT pour les activités de service, ou option volontaire).
À noter que l’EURL peut également relever du régime de la micro-entreprise si son CA n’excède pas 77 700 € HT.
Au régime de la déclaration contrôlée et au régime réel simplifié, la société doit tenir une comptabilité de trésorerie : au cours de l’exercice, on enregistre simplement les encaissements et décaissements ; à la clôture de l’exercice, on enregistre les créances qui n’ont pas encore été encaissées et les dettes qui n’ont pas été payées.
Au régime réel normal, la société doit tenir une comptabilité d’engagement : on enregistre les dettes et les créances tout au long de l’exercice.
Livres comptables obligatoires
Les freelances en SASU ou en EURL doivent produire les livres comptables suivants :
- un livre-journal des recettes et dépenses,
- un grand livre, qui classifie les écritures du livre-journal dans les différents comptes du plan comptable général.
Elles doivent également être en mesure de fournir à l’administration un manuel des procédures comptables, qui explique les règles en vigueur dans l’entreprise en matière de gestion comptable.
💡 Bon à savoir : les sociétés commerciales doivent réaliser un inventaire annuel à la clôture de l’exercice comptable. Cependant, la tenue d’un livre d’inventaire n’est plus obligatoire depuis 2016.
Comptes annuels
Les SASU et les EURL doivent établir des comptes annuels et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
Trois documents composent ces comptes annuels :
- Le bilan comptable, qui recense les actifs et passifs pour présenter une “photographie” du patrimoine de l’entreprise au moment de la clôture de l’exercice.
- Le compte de résultat, qui liste les charges et produits afin de calculer le résultat de l’exercice.
- L’annexe, qui donne des clés de compréhension des deux documents précédents.
Le dépôt peut se faire en ligne dans les deux mois suivant l’approbation des comptes par l’actionnaire ou l’associé. Le délai est d’un mois en cas de dépôt d’une version papier. Il doit s’accompagner du PV d’assemblée actant l’affectation du résultat.
💡 Bon à savoir : les petites et moyennes entreprises peuvent établir une version simplifiée des comptes annuels.
Les déclarations obligatoires à réaliser
Pour toutes les entreprises quel que soit leur statut, la tenue de la comptabilité s’accompagne d’un certain nombre de déclarations fiscales obligatoires.
Les déclarations de TVA en freelance
Qui est concerné ? Toutes les entreprises (micro-entreprises, EI et sociétés) dont le CA annuel dépasse 39 100 €, ou 36 800 € pour la deuxième année consécutive, lorsqu’elles exercent une activité de service.
Comment ça marche ? Rendez-vous sur notre article détaillé sur la TVA en freelance pour tout savoir !
Quand faut-il déclarer ? Une fois par an (avec règlement de deux acomptes au cours de l’année et du solde l’année suivante) si l’on opte pour le régime réel simplifié de TVA ; tous les mois (ou tous les trimestres si le montant annuel de TVA est inférieur à 4000 €) dans le cas où l’entreprise est soumise au régime réel normal de TVA. Si le montant annuel de TVA à régler est supérieur à 15 000 €, le passage au régime mensuel est obligatoire.
La déclaration de bénéfices ou de résultat
Chaque entreprise doit déclarer annuellement ses bénéfices ou son résultat à l’administration fiscale. Seule exception : les micro-entreprises, qui se contentent de déclarer leur CA annuel dans le cadre de l’annexe n°2042-C-PRO de leur déclaration de revenus.
Déclaration des BNC au régime de la déclaration contrôlée
Qui est concerné ? Les entreprises à l’IR relevant du régime de la déclaration contrôlée, c’est-à-dire :
- Les EI et les EURL (hors micro-entreprises) assujetties à l’IR (régime par défaut).
- Les SASU qui ont volontairement opté pour l’IR (alors qu’elles sont en principe assujetties à l’IS par défaut).
Comment ça marche ? Lorsque ces entreprises réalisent des BNC, elles doivent les déclarer à deux niveaux :
- en déposant la déclaration de résultats des BNC n°2035.
- en reportant les bénéfices dans l’annexe n°2042-C-PRO de la déclaration de revenus de l’entrepreneur·e.
Quand faut-il déclarer ? Une fois par an. La liasse fiscale 2035 est disponible au début de l’année fiscale N+1 et doit être déposée avant le deuxième jour ouvré suivant le 1er mai. La déclaration annuelle de revenu est disponible à partir du mois d’avril et doit être déposée selon un calendrier qui varie d’un département à l’autre (généralement entre fin mai et mi-juin).
Déclaration de résultat à l’IS
Qui est concerné ? Les freelances à l’IS, c’est-à-dire :
- Les SASU assujetties à l’IS (régime par défaut).
- Les EI et les EURL qui ont choisi d’opter pour l’IS (alors qu’elles sont en principe assujetties à l’IR par défaut).
Comment ça marche ?
Toutes les sociétés assujetties à l’IS doivent déclarer leur résultat via la liasse fiscale n°2065. Les entreprises au régime réel simplifié doivent en plus soumettre la déclaration n°2033 qui leur permet de présenter leurs comptes annuels et leurs états financiers.
Quand faut-il déclarer ?
Les déclarations 2065 et 2033 doivent être déposées une fois par an :
- au mois de mai de l’année N+1 si la clôture de l’exercice a lieu le 31 décembre de l’année N,
- ou trois mois après la clôture de l’exercice si elle a lieu à une autre date.
La CET (contribution économique territoriale)
La CET est une contribution qui participe au financement des collectivités locales. Elle est composée de deux impôts distincts : la CFE et la CVAE.
CFE (contribution foncière des entreprises)
La CFE est un impôt local dû par toutes les entreprises et tous les travailleurs non salariés quel que soit leur statut. Elle est versée à la commune où se trouvent les locaux de l’entreprise (ou son siège) et dépend de leur valeur locative.
Tous les freelances sont donc redevables chaque année (sauf l’année de la création de la société) de la CFE. Ils doivent effectuer une déclaration lors de la création de l’entreprise puis à chaque nouvelle création ou modification d’établissement. Le reste du temps, ils reçoivent automatiquement un avis annuel de CFE, sans devoir effectuer de déclaration.
CVAE (contribution sur la valeur ajoutée des entreprises)
La CVAE est un impôt sur la valeur ajoutée des entreprises, c’est-à-dire la valeur qu’elles génèrent par leur activité. Elle est due par les entreprises dont le chiffre d’affaires HT dépasse 500 000 € par an. Celles-ci doivent effectuer une déclaration spontanée avant le 2e jour ouvré qui suit le 1er mai suivant l’année d’imposition. Les entreprises dont le CA est supérieur à 152 500 € HT doivent elles aussi effectuer une déclaration annuelle de CVAE, bien qu’elles ne soient pas redevables de cet impôt. À noter que la CVAE n’est pas due la première année de création de la société.
💡 Bon à savoir : le gouvernement a annoncé la suppression de la CVAE dès 2027.
Les tâches annexes à la comptabilité
La tenue d’une comptabilité en freelance s’accompagne d’obligations en matière de facturation :
- l’émission de factures conformes pour chaque vente et la tenue d’une facturation à jour,
- la conservation pendant 10 ans et le classement des justificatifs comptables.
Chronophages, ces tâches demandent une organisation rigoureuse et des outils efficaces.
💡 Bon à savoir : l’émission de devis pour tes missions est facultative, mais fortement recommandée !
La comptabilité est également intimement liée à d’autres aspects de la gestion administrative d’une entreprise, par exemple :
- la création et la gestion d’un compte bancaire professionnel (pour les sociétés) ou dédié à l’activité professionnelle (en EI),
- le versement des rémunérations et des charges sociales,
- la gestion des achats, des investissements et des équipements,
- plus généralement, la stratégie financière et commerciale.
Comment gérer sa comptabilité en freelance ?
Tu l’auras compris : la comptabilité d’un freelance devient rapidement assez complexe. Il existe différentes manières de prendre en charge toutes les tâches qu’elle implique. À toi de choisir la meilleure solution ! Voici quelques clés pour t’aider.
Puis-je faire ma comptabilité moi-même ?
Rien n’interdit en théorie de gérer sa comptabilité soi-même quand on est en freelance. Aujourd’hui, il existe différents logiciels comptables qui peuvent aider les indépendants à accomplir directement une partie des tâches exigées.
Cette solution peut convenir lorsque l’activité est simple et que le statut juridique limite les contraintes, par exemple en micro-entreprise. Elle est en revanche déconseillée lorsque l’on doit tenir une comptabilité complète, pour plusieurs raisons :
- D’abord, le risque d’erreur. La comptabilité est un métier et aucun freelance n’est à l’abri d’oublier une déclaration ou de se tromper dans ses comptes annuels. Ces erreurs peuvent avoir de lourdes conséquences puisque l’administration prévoit diverses sanctions.
- Ensuite, le côté extrêmement chronophage de la comptabilité. Mises bout à bout, les tâches que l’on a évoquées prennent beaucoup de temps, surtout lorsque l’on n’est pas expert·e. C’est autant de temps que tu ne peux pas consacrer à ton cœur de métier, donc à faire ce qui te plaît, et à développer ton activité et tes revenus.
- Enfin, en gérant ton entreprise seul·e, tu te prives d’un accompagnement qui peut être précieux. Personne n’est là pour te conseiller sur ta stratégie, t’aider à mieux piloter ton entreprise et à maximiser tes revenus. Un regard extérieur est souvent précieux !
Faire appel à un expert-comptable : avantages et limites
La solution qui semble souvent la plus évidente est de se tourner vers un expert-comptable. Ce professionnel du chiffre peut, moyennant honoraires, accomplir les missions suivantes :
- contribuer à la tenue de la comptabilité,
- établir les états financiers de l’entreprise,
- assister l’entrepreneur·e dans ses déclarations fiscales et l’informer sur le calendrier à respecter,
- effectuer les déclarations sociales,
- surveiller la gestion comptable et la trajectoire budgétaire de l’entreprise,
- offrir des conseils pour un meilleur pilotage financier.
☝️ À noter : pour t’offrir des conseils pertinents, il est important que l’expert-comptable connaisse bien ton domaine d’activité. Il ne doit donc pas être choisi au hasard.
Au-delà de son coût non négligeable, l’intervention de l’expert-comptable présente aussi des limites :
- il oblige l’entrepreneur·e à s’adapter à ses procédures, souvent contraignantes et pas toujours pensées pour les indépendants,
- il ne peut pas se charger d’émettre les factures ou devis ni de collecter les justificatifs, et ne dispense pas le freelance de s’équiper d’outils informatiques adaptés, tels qu’un logiciel de facturation,
- il demeure un prestataire plutôt qu’un conseiller du quotidien ayant une vision à 360° du projet,
- bien qu’il puisse offrir des conseils financiers ou fiscaux, de nombreux aspects de la gestion d’entreprise restent en dehors de son champ d’intervention : protection sociale, gestion de patrimoine, relations commerciales…
Déléguer sa comptabilité et la gestion de son entreprise
La gestion d’une entreprise ne se limite pas à la tenue de la comptabilité. Heureusement, il existe des solutions pour être accompagné·e à tous les niveaux. C’est justement dans l’idée de proposer un accompagnement complet qu’Hiway a été créé. Nous t’épaulons au quotidien, dès les premières étapes de ton projet entrepreneurial et tout au long de sa vie.
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- d’un accompagnement sur la partie commerciale pour t’aider à trouver des missions, fixer ton TJM et développer ton activité,
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- de coachs patrimoniaux pour te permettre de préparer l’avenir en toute sérénité.
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