Les bonnes pratiques pour mener un déjeuner professionnel

Préparer la rencontre en amont avec le client ou le prospect

Un déjeuner professionnel reste… professionnel. Même si le cadre penche du côté de l’informel, tu ne dois pas oublier qu’il y a un enjeu dans cet échange (au-delà de passer un bon moment !). 

Nous t’invitons à préparer les grandes lignes de cette rencontre, comme par exemple : 

• concocter des questions sur les projets actuels pour lesquels tu es sollicité·e ou non ; 

• réfléchir à des propositions de missions si tu souhaites de ton côté élargir la collaboration avec un client, ou en lancer une avec un prospect ; 
• penser à des façons subtiles de mettre en avant tes compétences et ton expertise. 

💡Un dîner professionnel est également envisageable, bien que moins facile à planifier en fonction de ta vie personnelle et de celle de ton client. Un dîner peut également être prévu pour une occasion particulière, comme célébrer la fin d’une collaboration. 

Opter pour le bon timing

Il n’y a pas vraiment de règles en matière de timing. Tu dois toutefois planifier suffisamment en amont. 

Tu peux par exemple proposer un déjeuner en début de collaboration si tu as besoin de tisser un lien de confiance dès le départ avec ton client. Tu peux aussi décider d’attendre plusieurs mois de mission pour que les bases soient correctement posées.

Une autre occasion opportune pour un déjeuner professionnel se présente lorsque tu te rends dans la ville de ton client (pour une autre raison que le voir spécifiquement). Cela peut être une excellente opportunité de lui suggérer un déjeuner pendant ta visite.

Quand il s’agit d’inviter un prospect à déjeuner, assure-toi d’avoir eu des échanges significatifs avec lui, que ce soit virtuellement ou lors d’événements précédents. Cela facilitera son acceptation et rendra le déjeuner plus agréable et productif.

Choisir un restaurant qui se prête au déjeuner professionnel

Sur ce point, il convient de jouer la sécurité. 

Tout d’abord, il est recommandé de choisir des restaurants situés à proximité des bureaux de ton client afin que ce dernier ait suffisamment de temps à passer avec toi. 

Ensuite, tu peux opter pour un restaurant offrant une carte variée et adaptable si tu n’as pas d’informations sur les préférences alimentaires ou les éventuelles restrictions de ton client. Il est judicieux de lui demander à l’avance s’il a des suggestions d’établissements ou s’il a des exigences spécifiques, comme un régime végétarien, par exemple.

Enfin, avant de finaliser ton choix, essaie d’obtenir des images de la disposition du restaurant pour t’assurer que l’espace n’est pas trop confiné, ce qui pourrait entraîner un environnement bruyant et peu propice aux échanges professionnels.

💸 Tu vas inviter ton client. Veille donc à choisir un lieu adapté à ton budget (pour rappel : tu n’as pas besoin de “sortir le grand jeu” avec un restaurant trop chic ou gastronomique qui pourrait, en plus de s’étendre dans le temps, mettre mal à l’aise ton client). 

N’oublie pas de réserver 

Se présenter avec ton client devant un restaurant complet pourrait donner l’impression d’un manque d’organisation. En tant que freelance et prestataire, cette perception nuirait à ta réputation professionnelle. Il est donc essentiel de prévoir à l’avance et de réserver, tenant compte du caractère essentiellement professionnel de cette rencontre.

Comment déclarer le déjeuner professionnel dans ta comptabilité ?

Les règles en matière de déductibilité 

Un déjeuner professionnel est considéré comme une dépense déductible puisque tu utilises ton temps et ton argent au service de ton entreprise. 

À la fin du repas, tu dois : 

• régler avec ta carte bancaire professionnelle ; 
• récupérer la facture auprès de la personne qui t’encaisse, c’est-à-dire le document qui comporte le montant du repas hors taxe et la TVA, ainsi que les coordonnées du restaurant ;
• scanner le document pour avoir une trace dématérialisée. 

Par ailleurs, la note de frais justificative doit faire apparaître le nombre de personnes conviées, leur nom, l’objet du repas (mission, prospection…). En cas de contrôle, cela peut t’aider à justifier rapidement le caractère professionnel du déjeuner.

Chez Hiway, ta facture scannée est directement enregistrée et vient créer une ligne comptable de “frais déductibles”. On s’occupe de gérer cette dépense de façon dématérialisée dans notre outil.

💳 Si tu n’as pas ta carte professionnelle avec toi, tu peux régler avec ta carte personnelle sans que cela ait un impact sur la déductibilité des dépenses. Ces frais seront enregistrés dans le compte courant d’associé et pourront être remboursés ultérieurement par la société par virement sur le compte personnel.

Les règles en matière de TVA 

La TVA sur les notes de restaurant est récupérable, mais sous condition de formalisme, notamment en ce qui concerne l’identification complète de l’entreprise sur la facture.

Les spécificités liées aux frais de réception

Tu dois garder à l’esprit que si les frais de réception, y compris les frais de restaurant, dépassent 6100 € au cours de l’exercice, tu dois fournir un relevé de frais généraux avec la déclaration de résultats, sous peine d’amende.