Les tâches à accomplir pour créer sa société
Tu viens de quitter ton entreprise et as déjà quelques clients prêts à te confier une mission ? Bravo, mais avant de te lancer tête baissée, pour être dans les règles, tu dois accomplir toutes les formalités de création de société. Elles te permettront d’avoir un statut officiel et de facturer.
Le choix du statut juridique
Avant toute chose, tu dois choisir la forme juridique la plus adaptée à ta situation. En effet, plusieurs statuts permettent de travailler en freelance :
- Les EI (entreprises individuelles), dont fait partie la micro-entreprise. Avec ce statut, toi et ton entreprise êtes une seule et même personnalité juridique.
- Les sociétés unipersonnelles : l’EURL (entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée) ou la SASU (société par actions simplifiée unipersonnelle). La société est une personne morale, distincte de ta personne physique.
Pour choisir un statut, plusieurs paramètres doivent être pris en compte : la souplesse qu’ils offrent, les obligations qui les accompagnent, le régime fiscal et social dont ils permettent de bénéficier… Ce choix dépend aussi des revenus que tu espères tirer de ton activité. Selon tes revenus, certains statuts et régimes fiscaux seront plus intéressants que d’autres.
💡 Pour faire le bon calcul et se tourner le meilleur statut, il est utile de se faire accompagner par des spécialistes. Hiway t’accompagne dès la naissance de ton projet pour t’aider à choisir la forme juridique la plus adaptée dans ton cas.
La micro-entreprise est-elle la solution pour alléger la charge administrative ?
Quand on se lance en freelance, le statut de micro-entrepreneur est tentant car il permet de bénéficier d’un allègement administratif. En micro-entreprise, tes obligations déclaratives, comptables et fiscales sont simplifiées.
Cependant, ce statut a aussi ses limites. Nous avons d’ailleurs consacré un article à ce sujet. La principale est le plafond fixé pour bénéficier du régime micro : il faut avoir un chiffre d’affaires annuel brut inférieur à 77 700 € (pour les activités de service). Un seuil qui est fréquemment dépassé par les freelances de la tech ! Pour te donner une idée, les indépendants accompagnés par Hiway gagnent en moyenne 7 100 € nets par mois. De plus, tu ne peux pas déduire le montant réel de tes charges professionnelles en micro-entreprise. Autant ne pas perdre de temps et choisir d’emblée le statut qui te permettra de développer ton activité et tes revenus 😉
Les formalités administratives de création de société
Pour les freelances de la tech, il est généralement plus avantageux de se tourner vers une société. Une fois que tu as choisi un statut juridique (SASU ou EURL), tu peux te lancer dans les démarches qui donneront officiellement naissance à ta société.
Rédiger les statuts
Les statuts d’une société sont un document légal qui établit son organisation. Ils doivent comporter des informations telles que :
- la dénomination sociale de l’entreprise, sa domiciliation, son objet social et sa durée,
- le montant du capital social,
- les règles de fonctionnement de la société, par exemple en matière de rémunération du dirigeant.
La complexité de la rédaction varie selon les formes juridiques. Les statuts de l’EURL sont très codifiés alors que ceux d’une SASU sont plus libres, ce qui les rend aussi plus techniques à rédiger.
Ouvrir un compte en banque et déposer le capital social
La création d’une société implique la constitution et le dépôt d’un capital social. Pour cela, il est nécessaire d’ouvrir immédiatement un compte professionnel dans une banque.
Publier une annonce légale
Toute création de société doit être rendue publique via une annonce légale publiée dans un journal habilité (JAL ou SHAL). Après avoir accompli cette formalité, tu obtiens une attestation de parution que tu dois fournir pour immatriculer la société.
Immatriculer la société
Il est à présent temps de déclarer l’existence de ta société à l’administration. Cette démarche s’effectue sur le site du guichet unique de formalités des entreprises géré par l’Inpi. Elle te permet de recevoir les numéros Siret et Siren, indispensables pour facturer tes clients. Tu obtiens également un extrait Kbis, document légal témoignant de l’existence légale de ta société.
💡 Si tu te tournes vers Hiway pour créer ta société, nous prenons en charge l’ensemble de ces formalités de création pour te faire gagner du temps et éviter les erreurs. Selon ta situation, nous te conseillons le statut juridique le plus adapté. Tu profites aussi d’un compte pro Hiway “clé en main”, pensé pour les freelances et intégré avec nos services de gestion de société.
Les tâches pour gérer sa société au quotidien
Une fois la société créée, l’administratif fait partie du quotidien du freelance. La gestion d’une société implique différents types de tâches et d’obligations à remplir régulièrement. Elle s’effectue en lien avec différents interlocuteurs, en particulier l’administration fiscale et les organismes sociaux.
Contractualiser ses missions
Chaque mission réalisée s’accompagne d’un travail administratif. En amont, tu dois éditer des devis pour tes clients, puis contractualiser les conditions de la mission. Une fois qu’elle est terminée, il faut veiller au règlement des honoraires dûs, en envoyant si besoin des relances. Dans le pire des cas (heureusement rare !), des recours juridiques peuvent être nécessaires en l’absence de paiement.
💡 Les coachs d’Hiway sont là pour t’aider à rédiger tes contrats et négocier avec tes clients.
Tenir sa facturation à jour
Toute entreprise a l’obligation de tenir une facturation rigoureuse. En pratique, cela signifie que tu dois :
- établir une facture de vente conforme pour chaque mission que tu réalises,
- enregistrer et archiver toutes tes factures,
- veiller à leur bon règlement dans les délais impartis.
💡 L’app Hiway permet une facturation éclair. Il suffit d’ajouter les informations relatives à ton client, de renseigner ton TJM (taux journalier moyen), les jours travaillés, et les factures sont automatiquement éditées et envoyées.
Enregistrer ses frais
De la même manière, il convient d’enregistrer les dépenses générées par ton activité régulièrement et de manière rigoureuse. Cela est dans ton intérêt, puisqu’en société, tu peux (sous conditions) déduire les frais professionnels de ton résultat. La gestion des dépenses implique :
- leur enregistrement dans les livres comptables,
- la conservation de tous les justificatifs,
- le calcul du montant des frais déductibles.
💡 Avec l’app Hiway, la gestion des justificatifs est dématérialisée et ils sont automatiquement pré-catégorisés.
Gérer la rémunération et les cotisations sociales
En tant que dirigeant·e de ta société, tu vas certainement être amené·e à te verser une rémunération. Cela nécessite :
- de calculer le montant optimal qui peut être versé pour maintenir les finances de l’entreprise à l’équilibre,
- d’établir des bulletins de paie si tu es en SASU, car le dirigeant de ce type de société a le statut d’assimilé-salarié,
- de s’acquitter des cotisations sociales dues à l’Urssaf, en effectuant le cas échéant des déclarations obligatoires auprès de cet organisme.
La rémunération peut être complétée par le versement de dividendes, qui demandent une gestion à part.
💡 Hiway t’accompagne dans la gestion de ta rémunération en effectuant les bons calculs pour sécuriser ta trésorerie, en éditant les fiches de paie et en prenant en charge la gestion sociale.
Remplir les obligations comptables
La loi oblige les sociétés à remplir différentes obligations comptables, qui s’appliquent aux freelances qui exercent en SASU ou en EURL. Voici un rappel de ces devoirs, à retrouver plus en détail dans notre article consacré à ce sujet :
- effectuer la saisie comptable et tenir une comptabilité régulière (comptabilité de trésorerie ou comptabilité d’engagement selon le régime),
- produire des livres comptables : livre-journal des recettes et dépenses et grand livre,
- établir des comptes annuels (bilan comptable, compte de résultat et annexe) et les déposer auprès du greffe du tribunal de commerce.
💡 Pour aider les freelances à remplir ces obligations complexes, Hiway met à leur service son cabinet d’expertise-comptable Hiway Compta. Tu as ainsi la possibilité de déléguer ta comptabilité à Hiway et nous nous chargeons de sécuriser sa bonne tenue pour que tu sois toujours à jour de tes obligations fiscales et sociales.
Surveiller les échéances fiscales
L’administration d’une société implique de réaliser différentes déclarations fiscales au cours de l’année et de s’acquitter des impôts dûs en temps et en heure. Cela concerne notamment :
- La TVA : déclaration et paiement mensuels, trimestriels ou annuels selon le régime.
- La déclaration des BNC (bénéfices non commerciaux) pour les entreprises assujetties à l’IR (impôt sur le revenu) : déclaration annuelle de résultats des BNC n°2035 et report dans l’annexe n°2042-C-PRO de la déclaration de revenus.
- La déclaration annuelle de résultat pour les entreprises assujetties à l’IS (impôt sur les sociétés) : liasse fiscale n°2065, à laquelle s’ajoute la déclaration n°2033 pour les entreprises au régime réel simplifié.
- La CFE (cotisation foncière des entreprises) : paiement annuel suite à la réception de l’avis d’imposition ; déclaration uniquement en cas de création ou modification d’établissement.
💡 Hiway prend en charge les relations avec l’administration fiscale et la transmission des déclarations, en s’assurant qu’elles soient effectuées dans les temps, tout comme le paiement.
Combien de temps prend la gestion administrative en freelance ?
Il est difficile d’évaluer précisément le temps que prend la gestion administrative d’une société unipersonnelle car cela dépend de différents facteurs, comme :
- la complexité du statut et des régimes choisis,
- le volume d’activité,
- le nombre de clients différents en simultané,
- mais aussi, et surtout, la proportion des tâches déléguées par l’entrepreneur à des acteurs extérieurs.
Mais en moyenne, on peut estimer qu’un freelance passe environ 20 % de son temps sur des tâches non rémunérées, qu’il s’agisse d’administration ou de prospection commerciale. Cela représente pas moins d’un jour par semaine ! D’où l’intérêt de déléguer tout ce qui peut l’être…
Déléguer la gestion administrative de sa société : mode d’emploi
Pourquoi déléguer la gestion de ton activité ?
Si tu as choisi de travailler dans la tech et de te lancer en freelance, ce n’est probablement pas pour assouvir une passion pour la comptabilité ou la fiscalité. Déléguer un maximum de tâches administratives t’apportera différents bénéfices.
D’abord, cela te fera gagner du temps. Et ce temps gagné, tu pourras le consacrer à d’autres choses. Tu pourras par exemple :
- Te focaliser sur ton cœur d’activité et ce qui te plaît vraiment.
- Passer plus de temps à prospecter pour trouver de nouveaux clients et accroître tes revenus.
- Ou simplement te ménager plus de temps libre !
Au quotidien, déléguer les tâches fastidieuses t’apporte aussi plus de confort et de sérénité :
- Tu te prémunis contre le risque d’erreurs qui peut coûter cher (on ne rigole pas avec les déclarations fiscales !).
- Tu limites la charge mentale que représente l’administratif et les coups de stress en cas de doute ou d’oubli.
- Tu évites de te retrouver débordé par un excès ponctuel de charge administrative au détriment de tes missions ou de ta vie privée.
Plus généralement, cela peut aussi te permettre d’être accompagné·e et conseillé·e dans ta gestion, afin de ne pas naviguer à l’aveugle. On peut parfois se sentir très seul·e et démuni·e quand on est seul maître à bord !
Quelles tâches administratives sont prises en charge par les expert·es-comptables ?
La première option pour déléguer une partie des tâches est de se tourner vers un cabinet comptable. Son rôle premier est de prendre en charge la gestion comptable (logique 😉). L’expert·e-comptable produit les documents comptables obligatoires et veille à la bonne tenue de la comptabilité. Il ou elle peut également :
- gérer la paie et les déclarations sociales,
- épauler l’entrepreneur·e en matière de fiscalité et l’aider à remplir les déclarations obligatoires,
- apporter un conseil juridique ou financier dans des situations bien précises.
Cependant, son accompagnement peut présenter quelques limites :
- ses honoraires représentent un coût non négligeable,
- il ou elle se limite à certaines fonctions bien définies, et lorsque tu as des besoins supplémentaires (conseil…), cela a un coût supplémentaire,
- il ou elle ne prend pas en charge la facturation et ne te dispense pas de souscrire à des solutions payantes de gestion des factures et justificatifs,
- lorsque tu as besoin d’être accompagné·e pour optimiser ta société et ta vie de freelance du point de vue du patrimoine et de l’investissement, tu dois le/la solliciter de manière proactive, et cela a un coût,
- il ou elle ne t’accompagne pas dans ta vie d’entrepreneur·e : son rôle n’est pas d’intervenir dans les relations commerciales, dans la protection sociale, etc.,
- il ou elle ne sécurise pas tes revenus et ne te fait pas nécessairement de préconisation sur le montant que tu peux te verser,
- enfin, il ou elle est rarement expert·e de ton secteur d’activité et ne connaît pas ses spécificités.
Simplifier la gestion de ta société avec Hiway
Hiway a justement été pensé pour apporter un accompagnement à 360° aux freelances de la tech.
Nous t’épaulons à chaque étape de ta vie de freelance (lancer ta société, la gérer au quotidien et préparer l’avenir) et dans tous ses aspects, grâce à la combinaison :
- d’un accompagnement humain et bienveillant par un·e coach dédié·e, prêt·e à répondre à toutes tes questions et toujours là pour te conseiller,
- d’une app intégrant différents services pour gérer la facturation, la trésorerie, la compta et les déclarations au même endroit, et connectée à ton compte pro Hiway,
- de l’expertise de nos comptables et de nos gestionnaires de patrimoine pour piloter ton activité et tes revenus de manière optimale : conseil sur le calcul de ta rémunération et sécurisation de la trésorerie pour t’éviter d’être en difficulté pour le paiement des charges sociales et fiscales de la société ; optimisation, préparation et sécurisation de l’avenir grâce à la construction d’un patrimoine…
Lorsque tu es accompagné·e par Hiway, il ne te reste que très peu de tâches administratives à effectuer :
- Pour la facturation, tu sélectionnes simplement le nombre de jours travaillés sur ton calendrier, et on se charge du reste.
- Pour tes dépenses, il te suffit de charger les justificatifs et leur catégorisation est pré-automatisée.
- Pour la comptabilité, la fiscalité et la gestion sociale, tu as juste à nous transmettre quelques infos, et on s’occupe de tout.
De quoi profiter du freelancing, l’esprit léger ! Pour en savoir plus, n’hésite pas à nous contacter.
En moyenne, les freelances Hiway gagnent 7100 €
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