Freelance : le guide pratique du déjeuner client

Inviter tes clients à déjeuner au restaurant peut être une excellente stratégie afin de maintenir à flot une bonne relation client. C’est également l’occasion de renforcer les liens personnels et professionnels que tu entretiens avec tes clients pour mieux comprendre leurs besoins et attentes en tant qu’indépendant. 

Regardons comment organiser ce type de rencontre et comment traiter l’addition en comptabilité. 

Déjeuner client : pourquoi inviter un client au restaurant ?

Les avantages du déjeuner client

Que la collaboration avec ton client soit ancienne ou récente, proposer un déjeuner professionnel à ton client comporte des avantages indéniables que nous avons listés ci-dessous : 

1. Créer du lien dans un cadre autre que les bureaux d’une entreprise ou d’un local professionnel, un restaurant étant un lieu à la fois convivial, neutre et détendu où vous pouvez communiquer plus librement. Si tu as l’habitude des rendez-vous en visio, ou si les missions ne sont pas régulières, c’est un moyen de réaffirmer ton envie de collaborer avec ton client, et que tu te soucies de cette relation professionnelle.
2. Mieux comprendre les besoins du client en passant du “temps de qualité” avec lui. Tu seras en mesure de lui poser des questions sur les projets en cours, les priorités, les défis actuels, et proposer des services qui répondent à ses besoins. C’est d’ailleurs l’occasion pour toi de dénicher des missions supplémentaires et d’explorer de nouvelles opportunités avec lui ou ses collaborateurs.
3. Brainstormer plus facilement sur un projet qu’en visio ou dans des bureaux. En effet, le restaurant peut être un lieu propice pour “parler boulot” et évoquer des idées créatives, sans le poids du cadre formel.
4. Remercier ton client pour sa fidélité et la confiance qu’il porte en ton travail. Une relation professionnelle n’est pas univoque : tu dois aussi montrer à ton client que tu apprécies la collaboration, et l’inviter à déjeuner au restaurant peut être une manière d’exprimer ce sentiment. 

Collaboration avec plusieurs personnes : qui dois-tu inviter ?

Si tu as plusieurs interlocuteurs pour une mission au sein d’une même entreprise, tu peux décider d’inviter plusieurs personnes (si ton budget le permet). 

Sinon, tu peux inviter la personne qui chapeaute au plus près ton projet, c’est-à-dire la personne avec qui tu as le plus fréquemment des échanges. Tu pourras proposer, par la suite, des rendez-vous professionnels à tes autres interlocuteurs. 

À toi de juger ! 

Inviter un prospect : est-ce une bonne idée ?

Si tu as une vraie proposition à faire à un prospect, et que le déjeuner professionnel se prête à ce type de discussion, alors tous les feux sont au vert. 

Dans certains cas, cette initiative de ta part peut rassurer ton interlocuteur avant de signer un contrat avec toi. En plus, cela encourage à te démarquer de la concurrence, ce qui est un réel avantage si tu travailles dans un domaine ultra-compétitif par exemple. 

Les bonnes pratiques pour mener un déjeuner professionnel

Préparer la rencontre en amont avec le client ou le prospect

Un déjeuner professionnel reste… professionnel. Même si le cadre penche du côté de l’informel, tu ne dois pas oublier qu’il y a un enjeu dans cet échange (au-delà de passer un bon moment !). 

Nous t’invitons à préparer les grandes lignes de cette rencontre, comme par exemple : 

• concocter des questions sur les projets actuels pour lesquels tu es sollicité·e ou non ; 

• réfléchir à des propositions de missions si tu souhaites de ton côté élargir la collaboration avec un client, ou en lancer une avec un prospect ; 
• penser à des façons subtiles de mettre en avant tes compétences et ton expertise. 

💡Un dîner professionnel est également envisageable, bien que moins facile à planifier en fonction de ta vie personnelle et de celle de ton client. Un dîner peut également être prévu pour une occasion particulière, comme célébrer la fin d’une collaboration. 

Opter pour le bon timing

Il n’y a pas vraiment de règles en matière de timing. Tu dois toutefois planifier suffisamment en amont. 

Tu peux par exemple proposer un déjeuner en début de collaboration si tu as besoin de tisser un lien de confiance dès le départ avec ton client. Tu peux aussi décider d’attendre plusieurs mois de mission pour que les bases soient correctement posées.

Une autre occasion opportune pour un déjeuner professionnel se présente lorsque tu te rends dans la ville de ton client (pour une autre raison que le voir spécifiquement). Cela peut être une excellente opportunité de lui suggérer un déjeuner pendant ta visite.

Quand il s’agit d’inviter un prospect à déjeuner, assure-toi d’avoir eu des échanges significatifs avec lui, que ce soit virtuellement ou lors d’événements précédents. Cela facilitera son acceptation et rendra le déjeuner plus agréable et productif.

Choisir un restaurant qui se prête au déjeuner professionnel

Sur ce point, il convient de jouer la sécurité. 

Tout d’abord, il est recommandé de choisir des restaurants situés à proximité des bureaux de ton client afin que ce dernier ait suffisamment de temps à passer avec toi. 

Ensuite, tu peux opter pour un restaurant offrant une carte variée et adaptable si tu n’as pas d’informations sur les préférences alimentaires ou les éventuelles restrictions de ton client. Il est judicieux de lui demander à l’avance s’il a des suggestions d’établissements ou s’il a des exigences spécifiques, comme un régime végétarien, par exemple.

Enfin, avant de finaliser ton choix, essaie d’obtenir des images de la disposition du restaurant pour t’assurer que l’espace n’est pas trop confiné, ce qui pourrait entraîner un environnement bruyant et peu propice aux échanges professionnels.

💸 Tu vas inviter ton client. Veille donc à choisir un lieu adapté à ton budget (pour rappel : tu n’as pas besoin de “sortir le grand jeu” avec un restaurant trop chic ou gastronomique qui pourrait, en plus de s’étendre dans le temps, mettre mal à l’aise ton client). 

N’oublie pas de réserver 

Se présenter avec ton client devant un restaurant complet pourrait donner l’impression d’un manque d’organisation. En tant que freelance et prestataire, cette perception nuirait à ta réputation professionnelle. Il est donc essentiel de prévoir à l’avance et de réserver, tenant compte du caractère essentiellement professionnel de cette rencontre.

Comment déclarer le déjeuner professionnel dans ta comptabilité ?

Les règles en matière de déductibilité 

Un déjeuner professionnel est considéré comme une dépense déductible puisque tu utilises ton temps et ton argent au service de ton entreprise. 

À la fin du repas, tu dois : 

• régler avec ta carte bancaire professionnelle ; 
• récupérer la facture auprès de la personne qui t’encaisse, c’est-à-dire le document qui comporte le montant du repas hors taxe et la TVA, ainsi que les coordonnées du restaurant ;
• scanner le document pour avoir une trace dématérialisée. 

Par ailleurs, la note de frais justificative doit faire apparaître le nombre de personnes conviées, leur nom, l’objet du repas (mission, prospection…). En cas de contrôle, cela peut t’aider à justifier rapidement le caractère professionnel du déjeuner.

Chez Hiway, ta facture scannée est directement enregistrée et vient créer une ligne comptable de “frais déductibles”. On s’occupe de gérer cette dépense de façon dématérialisée dans notre outil.

💳 Si tu n’as pas ta carte professionnelle avec toi, tu peux régler avec ta carte personnelle sans que cela ait un impact sur la déductibilité des dépenses. Ces frais seront enregistrés dans le compte courant d’associé et pourront être remboursés ultérieurement par la société par virement sur le compte personnel.

Les règles en matière de TVA 

La TVA sur les notes de restaurant est récupérable, mais sous condition de formalisme, notamment en ce qui concerne l’identification complète de l’entreprise sur la facture.

Les spécificités liées aux frais de réception

Tu dois garder à l’esprit que si les frais de réception, y compris les frais de restaurant, dépassent 6100 € au cours de l’exercice, tu dois fournir un relevé de frais généraux avec la déclaration de résultats, sous peine d’amende.

Ai-je une limite du nombre de déjeuners que je peux faire passer dans mon entreprise ?

Non, tu n’es pas limité·e ! Tu dois toutefois faire preuve de cohérence : inviter un client par jour ne sera clairement pas vu d’un bon œil en cas de contrôle. De même, les montants de l’addition doivent être en lien avec l’importance de ta mission.

En revanche, tu es limité·e pour tes déjeuners pris à l’extérieur seul·e, et qui ont toutefois un caractère professionnel (si tu es en déplacement par exemple). Une invitation client est totalement déductible, tandis que pour un repas pris à l’extérieur, seule une partie des frais est déductible, en fonction du surcoût par rapport à un repas à domicile, avec un plafond de déduction fixé par l’administration fiscale. 

La limite d’exonération est établie à 20,20 €, avec un avantage forfaitaire de 5,20 €. Ainsi, pour les dépenses effectuées pendant cette période, le montant déductible maximum s’élève à 15 € (20,20 – 5,20).

Conclusion : invite ton client ou ton prospect à déjeuner dès que possible !

Tu sais désormais comment appréhender les déjeuners professionnels, et comment les traiter d’un point de vue comptable (en résumé : tu récupères la note, et Hiway s’occupe du reste). 

Et n’oubliez pas qu’après ce type d’échange, il est toujours agréable pour ton client de recevoir un petit email de ta part qui le remercie pour son temps.